Ein Problem, das die Prüfer ausgemacht haben: In Gladbeck wurde das Melderegister nicht regelmäßig abgeglichen. Heißt im Klartext: Die Stadt hat auch dann noch gezahlt, wenn betroffene Familien womöglich gar nicht mehr in Gladbeck gelebt haben und andere Städte zuständig gewesen wären. Forderung ließen sich aber nicht mehr erheben, bzw. seien von anderen Kommunen mit Hinweis auf die Verjährung abgelehnt worden. Es gab auch Fälle, da habe es Zusagen zur Kostenübernahme aus anderen Städten in den Akten gegeben, allerdings seien die nicht weiter verfolgt worden. Weiter seien auch Elternbeiträge nicht konsequent eingefordert worden.

Rechnungsprüfer wurden im Auftrag von Gladbecks Bürgermeisterin aktiv

Was die Rechnungsprüfer in dem knapp 20-seitigen Prüfbericht folgern, liest sich in manchen Fällen wie eine schallende Ohrfeige für die Abteilung. So heißt es an einer Stelle: „In der Gesamtbetrachtung der o. g. Sachverhalte wird festgestellt, dass eine kontinuierliche und sorgfältige Sachbearbeitung in den geprüften Fallakten überwiegend nicht erfolgt ist.“ Zudem habe die Prüfung ergeben, „dass Wiedervorlagen nicht angelegt wurden bzw. ganz fehlten. Zum Teil waren Anschreiben unbearbeitet in den Akten abgeheftet worden. Darüber hinaus hat die örtliche Rechnungsprüfung Fehler bei der Beurteilung von Zuständigkeiten festgestellt.“

Insgesamt haben sich die Prüfer 60 Fallakten vorgenommen. Aufgefallen waren die Versäumnisse im Jugendamt selbst. Die Amtsleitung habe Bürgermeisterin Bettina Weist über erhebliche Bearbeitungsrückstände hinsichtlich der Prüfung und Geltendmachung von Kostenerstattungen informiert – so der Passus im Prüfbericht. Die Bürgermeisterin hat daraufhin dem Rechnungsprüfungsamt den Auftrag erteilt, genau hinzuschauen.

Lange Fehlzeiten und hoher Krankenstand in der Abteilung

Bereits 2011 hatte der damalige Bürgermeister Ulrich Roland eine Prüfung der wirtschaftlichen Jugendhilfe beauftragt – aus demselben Grund wie nun auch wieder: erheblicher Bearbeitungsrückstand. Als Ursache wurden damals die stark gestiegenen Fallzahlen ermittelt, die nicht mit einem entsprechenden Personalzuwachs einhergingen. Damals wurde die Abteilung von zwei auf vier Stellen aufgestockt, die Rückstände wurden laut aktuellem Prüfbericht abgearbeitet.

Doch dann sei es in den Jahren 2014 und 2015 aufgrund von Personalwechseln zu mehrmonatigen Vakanzen gekommen, „die letztlich erneut zu erheblichen Arbeitsrückständen führten“. Einsatzkräfte, die das Team hätten unterstützen sollen, seien krankheitsbedingt ausgefallen. Diese Situation habe sich weiter verschärft, als die inzwischen im Ruhestand befindliche Abteilungsleitung längerfristig krankheitsbedingt ausfiel. Die Rechnungsprüfer beziffern den Krankenstand in der wirtschaftlichen Jugendhilfe in den Jahren 2020 und 2022 auf im Schnitt 40,57 Tage sowie 47,28 Tage. Zum Vergleich führen die Rechnungsprüfer in ihrem Bericht den bundesweiten Durchschnitt von 2021 auf – 11,2 Tage.

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Auch die Arbeitszeitkonten haben die Prüfer in den Blick genommen: Demnach hätten drei Beschäftigte ein Zeitguthaben von 40 bis 91 Stunden gehabt, bei drei anderen habe das Arbeitszeitkonto ein negativer Saldo ausgewiesen – sprich die Mitarbeiter hatten Minusstunden. Das Rechnungsprüfungsamt jedenfalls kommt zu dem Schluss, dass es „nahe liege, dass diese Versäumnisse der Personalsituation der vergangenen 10 Jahre geschuldet sind“. Abschließend vermöge man das rückblickend aber nicht zu beurteilen.