Oberhausen.
Die Stadtverwaltung will effizienter werden: Hunderte Verträge, die bisher über alle Ämter verteilt sind, sollen künftig zentral erfasst und verfügbar sein. Damit sollen Forderungen gegenüber Dritten schneller erkannt, Mehrfacharbeiten verhindert und letztlich Kosten gespart werden.
Das so genannte „Zentrale Vertragsmanagement“ gehört in großen Unternehmen zur gängigen Praxis. Gemeint ist damit ein Computerprogramm, mit dem alle Verträge erfasst werden und damit von jedem Verantwortlichen innerhalb einer Firma eingesehen werden können. Im Gegensatz dazu sind in der Stadtverwaltung die Verträge immer noch je nach Verantwortlichkeit in den verschiedenen Ämtern gelagert und archiviert – nach einem bestimmten Vertrag zu suchen, kostet also viel Zeit. Zudem werden die Verträge manuell bearbeitet, Fristen und Forderungen im Auge zu behalten, wird dadurch erschwert.
Stadt Oberhausen will Verträge digitalisieren
Mit dem neuen Computerprogramm nun will die Stadt zuerst einmal alle bereits geschlossenen Verträge mit Dritten digital einlesen. Künftig sollen sie dann von jedem Verantwortlichen innerhalb der Verwaltung eingesehen werden können.
Das gilt nur für Verträge, die der Zustimmung des Rates bedürfen, sprich nicht für Geschäfte der laufenden Verwaltung wie etwa dem Einkauf von Büromaterial. Erfasst werden sollen unter anderem auch Verträge, die finanzielle Risiken für die Verwaltung beinhalten. Ein Beispiel dafür sind Bürgschaftsverträge. Nicht zentral erfasst werden Arbeitsverträge.
Die Stadt Duisburg ist einen Schritt weiter. Dort beginnt die Pilotphase für ein zentrales Vertragsmanagement, bestätigt Stadtsprecher Frank Kopatschek: „Bisher waren alle Ämter selbst verpflichtet, auf Verbindlichkeiten und Forderungen zu achten.“ Das habe das Vertragsmanagement intransparent für andere in der Verwaltung gemacht. „Von dem neuen System erhoffen wird uns Effizienzsteigerung und Transparenz.“ In Duisburg werden 2012 alle laufenden Verträge digital archiviert.
