Bochum. 228 Regalmeter Akten im Keller des Bochumer Rathauses waren verschimmelt. Sie werden gesäubert. Die Stadt beschäftigt sich eh mit viel Papier.
6400 im Keller des Rathauses Bochum gelagerte Akten sind von Schimmel befallen. Erst ein Teil davon ist mittlerweile gereinigt. Mehr als 40 Prozent sind immer noch kontaminiert. Aber nicht nur der Schimmel zwingt die Stadt, sich von Papierakten zu verabschieden.
12,1 Millionen Euro kosten Reinigung und Digitalisierung
Sie hat im vergangenen Jahr insgesamt 12,1 Millionen Euro bereitgestellt, um damit in den nächsten Jahren die Reinigung und Digitalisierung von Akten zu bezahlen. Allein für die Reinigung von Akten sind 679.000 Euro vorgesehen.
Auch interessant
376.000 Euro hat Bochum bislang ausgegeben, um Akten von Schimmel zu befreien. 128 laufende Meter Akten wurden „feingesäubert“, wie es heißt, und können nun wieder angefasst und eingesehen werden. 2017 war das Problem bekannt geworden. 200 laufende Meter, so die Stadt, seien digitalisiert worden. Ursprünglich war vorgesehen, alle Akten bis Ende 2021 zu säubern. Nun heißt es, die noch 100 laufende Meter Feinreinigung werde voraussichtlich im Oktober 2023 abgeschlossen sein. Digitalisiert werden müssten noch 78 laufende Meter. Derzeit laufe die Ausschreibung für die beiden letzten Aufträge.
Verschimmelte Akten werden in Wattenscheid zwischengelagert
Erschwert wurden die Arbeiten u.a., weil ein Teil der Akten noch zwischengelagert werden musste. „Wegen der Rathaussanierung mussten kontaminierte Akten teilweise vom Rathaus in den Gertrudisbunker in Wattenscheid umgelagert werden“, so die Verwaltung.
Auch interessant
11,5 Millionen hat Bochum bislang zurückgestellt, um die Digitalisierung von Akten zu bezahlen. 800.000 Euro wurden dafür allein im vergangenen Jahr ausgegeben. „Die Digitalisierung der städtischen Akten muss aus technischen Gründen parallel zur Einführung der e-Akte in den einzelnen Fachbereichen erfolgen“, heißt es.
Stadttochter entwickelt Software
80 Prozent ihrer Dienstleistungen will die Stadt bis 2030 online anbieten. Noch aber entpuppt sich die Bürokratie als Papiermonster. Die Verwaltung hatte 2022 eine Jahreslieferung von 27,3 Millionen Blatt Papier ausgeschrieben; davon 27 Millionen Blatt im DIN-A4-Format. Das sind 7,3 Millionen Blatt Papier mehr als bis dahin verbraucht wurden.
Die Stadttochter Shift Digital hatte 2021 eine Software für elektronische Arbeitsprozesse entwickelt, die zunächst im Amt für Personalmanagement, Informationstechnologie und Organisation genutzt wurde. Nun soll sie offenbar auch in anderen Bereichen eingesetzt werden.
Auch interessant
Umstellung soll 2026 beendet sein
„Derzeit erfolgt die Einführung der e-Akte in den Fachbereichen, die ins Viktoriakarree einziehen sollen“, so die Auskunft der Stadt. Diese Fachbereiche hätten ihre Aktenbestände teilweise bereits gescannt. Das Ziel sei es, eine vollständige Digitalisierung der Aktenbestände bis zum Umzug sicherzustellen. Städtische Büros und erste Geschäfte sollen dort Ende Juni eröffnet werden.
Später soll die e-Akte dann nach und nach auch in anderen Fachbereichen eingeführt werden. Bis Ende 2026 soll die Umstellung abgeschlossen sein. Parallel dazu würden außerdem die Bestandsakten digitalisiert.