Gladbeck. Immer wieder beschwerten sich Menschen in Gladbeck über lange Wartezeiten im Bürgeramt. Damit soll es ein Ende haben: dank neuer Strukturen.
Wiederholt waren Beschwerden über lange Wartezeiten im Bürgeramt Gladbeck laut geworden. Nun meldet die Stadtverwaltung: „Durch unterschiedliche Maßnahmen ist das Terminangebot verbessert worden.“ Wartezeiten hätten minimiert werden können.
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So heißt es aus dem Rathaus: „Die Terminlage im Bürgeramt ist als außerordentlich gut zu bezeichnen, aktuell gibt es keine Wartezeiten auf einen langfristigen Termin.“ Die Beschwerdelage habe sich ebenfalls beruhigt. „Mehrere organisatorische Veränderungen bei den Abläufen und im Personalbereich haben zu einer erheblichen Verbesserung in der Terminverwaltung und bei der Effizienz der Sachbearbeitung geführt“, betont Amtsleiter Gregor Wirgs.
Der Sicherheitsdienst übernimmt die Anmeldung in der Terminverwaltung
Besonders der Einsatz des Sicherheitsdienstes im Zuge der Zutrittssteuerung und Anmeldung habe sich bewährt. „Indem der Sicherheitsdienst die Anmeldung in der Terminverwaltung übernimmt, können die Kolleginnen und Kollegen des Bürgeramtes schon vor dem eigentlichen Terminbeginn sehen, ob die Bürgerin oder der Bürger bereits anwesend ist“, erläutert der Amtsleiter. In der Vergangenheit mussten sich alle selbstständig über das Anmeldeterminal um einen Termin bemühen. Das habe häufig dazu geführt, dass Anmeldungen nicht richtig oder gar nicht vorgenommen worden seien. Wirgs: „Sachbearbeitende konnten so nicht erkennen, ob ein Termin bereits anwesend war.“ Der Amtsleiter erklärt: „Wenn wir nun mit einem Anliegen schneller fertig sind, können wir den nächsten wartenden Termin noch vor der eigentlichen Terminzeit aufrufen.“
Auch die Ausgliederung der Personalausweis- und Reisepassaushändigung in die Zentrale Rathausinformation habe Entlastung gebracht. In der Vergangenheit übernahmen dies die Verwaltungsbeschäftigten. „Da es jedoch sehr häufig der Fall war, dass alle Kolleginnen und Kollegen in Terminen gebunden waren, hat dies teilweise zu erheblichen Wartezeiten für die Abholenden geführt“, erläutert Gregor Wirgs. Durch die organisatorische Veränderung habe die Wartezeit von bis zu 20 Minuten auf längstens fünf Minuten erheblich verkürzt werden können. Die Bearbeitungsdauer für die Beantragung eines Personalausweises sei gleichfalls deutlich reduziert worden, so dass in einer Stunde sechs statt vier Personalausweisanträge bearbeitet werden können.
Die Stadtverwaltung Gladbeck appelliert: Termindoppelungen vermeiden!
Zudem gehe Bürgeramt nun gezielt gegen Termindoppelungen und Mehrfach-Termine vor: „Bürgerinnen und Bürger werden auf vereinbarte Doppeltermine angesprochen, die in der Regel gelöscht werden konnten und können. So konnte der Anteil der nicht wahrgenommenen Termine auf unter acht Prozent gesenkt werden.“ Von 21.465 Terminen wurden laut Stadtverwaltung im Kalenderjahr 2021 insgesamt 1.707 nicht wahrgenommen. Das Bürgeramt bittet nochmals eindringlich darum, vereinbarte Termine, die nicht wahrgenommen werden können, im Terminsystem zu stornieren, um auf diese Weise Kapazitäten für andere Anliegen frei zu machen.
