Berlin. Lange Konferenzen rauben im Arbeitsalltag Zeit und Nerven – dabei helfen ein paar Tricks, die Kommunikation effizienter zu gestalten.

Gruppenchats oder das klingelnde Telefon: Im Arbeitsalltag sind es viele Kleinigkeiten, die die Produktivität stören können. Einer der Nerv-Punkte, der bei Umfragen stets weit vorne landet: Meetings. Einer internationalen Studie des Softwareanbieters Slack zufolge sehen nur etwas mehr als die Hälfte der Befragten in Deutschland Konferenzen als „gute Nutzung der Arbeitszeit“. Mehr als ein Drittel der Meetings bewerteten die Befragten hingegen als „überflüssig“. Kann man das ändern?

Es gibt zahlreiche Strategien, mit denen sich notwendige Konferenzen effizienter gestalten lassen – und damit weniger Zeit, Energie und Personal binden. Das wichtigste dabei: dem Meeting ein Ziel geben. Dabei sollten Fragen im Mittelpunkt stehen wie: Soll eine bestimmte Entscheidung getroffen werden oder am Ende das Konzept für ein Projekt stehen? Geht es um einen Meinungsaustausch oder um eine einseitig zu vermittelnde Information etwa über neue Arbeitsabläufe?

Das Ziel ist auch deshalb so wichtig, weil es hilft, im Vorfeld eine meist nicht gestellte Frage zu beantworten: Ist ein Treffen überhaupt sinnvoll und notwendig? Häufig sind eigentlich Alternativen möglich – mitunter sogar passender: bilaterale Gespräche beispielsweise, ein gemeinsames Arbeiten mit Hilfe von Tools, auf die alle Beteiligten zugreifen können, oder auch eine Abstimmung zu einer schlichten Frage. Und wenn es doch ein Meeting sein muss?

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Zeit Sparen? Mit Meetings à la Jeff Bezos

Warum es nicht so machen, wie einer der reichsten Männer der Welt - Amazon-Gründer Jeff Bezos? Von ihm ist die sogenannte Zwei-Pizzen-Regel überliefert. Die Idee dahinter: Es sollten nie mehr Menschen zusammenkommen müssen, als mit zwei Pizzen satt werden. In der Praxis sollte es dabei weniger um die Frage der konkreten Pizzagröße gehen, als darum wirklich nur die Menschen zu der Sitzung zu bitten, die auch dabei sein müssen.

Wie können Konferenzen effektiver gestaltet werden? Ein Experte gibt Tipps.
Wie können Konferenzen effektiver gestaltet werden? Ein Experte gibt Tipps. © Getty Images/iStockphoto | John Wildgoose

Zwei Punkte, die es außerdem vorab festzulegen gilt: die Dauer der Zusammenkunft und die Agenda. Dabei lässt sich auf den Tagesordnungspunkt „Sonstiges“ in der Regel verzichten – er lädt dazu ein, eine Sitzung durch weitere Punkte zu verlängern, die sich meist auch anders klären ließen.

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Was die richtige Zeitspanne für ein Meeting ist, lässt sich gerade bei regelmäßigen Zusammenkünften durch ein kleines Experiment herausfinden. Denn meist gilt: Sitzungen dauern laut Studien so lange, wie Zeit anberaumt ist. Was also passiert, wenn ein Meeting probehalber auf die Hälfte der ursprünglichen Zeit geplant wird? Die Chancen stehen gut, dass auch in weniger Zeit alles Wesentliche besprochen werden kann.

Experte rät: Bilden Sie Meeting-Profis aus

Bernd Kollmann, Coach beim Beratungsunternehmen „verrückte Impulse“, weist außerdem auf die Wichtigkeit einer gut vorbereiteten Moderation hin. „Bilden Sie Mitarbeitende dafür aus, Meetings zu planen, durchzuführen und nachzuhalten“, empfiehlt er. Dies könne die Meetingkultur im Unternehmen zum Positiven verändern. Hilfreich sei außerdem ein grundsätzliches Bewusstsein dafür, mit der Zeit der Mitarbeitenden sorgfältig umzugehen.

Ein Experte rät: Meetings sollen nur dann stattfinden, wenn sie unbedingt nötig sind.
Ein Experte rät: Meetings sollen nur dann stattfinden, wenn sie unbedingt nötig sind. © iStock | istock

Ein unbequemer, aber ungemein hilfreicher Tipp: stehen statt sitzen. Gerade bei Zusammenkünften, die keinen fixen Endzeitpunkt haben, verkürzt sich so die Zeit in der Regel deutlich. Ein weiterer Vorteil: Die beim Stehen automatisch entstehende Bewegung sorgt für ein höheres Maß an Aufmerksamkeit. Die Anwesenden können sich besser konzentrieren und auf andere Diskussionsbeiträge eingehen.

Doch auch bei Meetings im Stehen sollte bei der Planung auf geeignete Räumlichkeiten geachtet werden. Statt Stühle sind hier Regale, auf denen man sich zwischendurch abstützen, anlehnen oder Unterlagen ablegen kann, hilfreich. Optimal sind schmale Pulte in Stehhöhe, die den Raum strukturieren.

„Focus friday“ – was bringt das wirklich?

Einige Unternehmen gehen noch weiter. So hat etwa das Softwareunternehmen SAP angelehnt an den „casual friday“, der strenge Kleiderregeln lockert, einen „focus friday“ eingeführt. Die Idee: Meetings sollen an diesem Tag nur dann stattfinden, wenn sie unbedingt nötig sind. „Wir wollen Euch mit der Einführung mehr ungestörte, fokussierte Arbeitszeit einräumen und das Stresslevel zum Ende der Woche hin reduzieren“, hieß es in dem Schreiben an die Beschäftigten.

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Das Unternehmen Shopify entschied sich ebenfalls für einen meetingfreien Tag und das Aussetzen von regelmäßigen Konferenzen von mehr als zwei Personen. Kollmann gehen solche Ansätze jedoch zu weit: „Ich empfinde es als unnötigen Eingriff der Unternehmen in die notwendige Kommunikationsstruktur“, sagt er über die Idee eines meeting- oder kommunikationsfreien Tages.

Aber auch er weiß, dass Firmen manches besser machen können: „Geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Erlaubnis, für die individuelle Person unsinnige Meetings zu verlassen“, rät er. Unternehmen sollten laut Kollmann zudem darauf achten, ihren Mitarbeitenden andere Möglichkeiten für die Profilierung zu bieten, damit diese nicht in Versuchung geraten, Meetings dafür zweckzuentfremden. Besser ist es, Beschäftigte zu Einzelgesprächen einzuladen und dort Feedback zu geben.