Ennepetal. Die Stadt Ennepetal hat eine Reihe fehlerhafter Bescheide für die Grundbesitzabgaben versandt. Das sollten Bürgerinnen und Bürger dazu wissen.

Eigentlich wäre auf den Konten der Ennepetalerinnen und Ennepetaler am Mittwoch, 15. Februar 2023, die erste Rate der Grundbesitzabgaben an die Stadt abgebucht worden. Doch die Verwaltung hat den Einzug der Beträge, ebenso wie bei allen anderen momentan fälligen Abgaben und Gebühren, ausgesetzt. Hintergrund sind Probleme, die bei der Umstellung auf eine neue Finanzsoftware aufgetreten sind und zum Versand zahlreicher fehlerhafter Bescheide geführt haben.

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„Wir wollten keinen Abbuchungslauf starten, wenn wir nicht sicher sein können, dass die abgebuchten Beträge auch korrekt sind“, betont Nina Kapellner, Leiterin des Fachbereichs Finanzen, Personal und zentraler Service. Neben den Grundbesitzabgaben, also Grundsteuer, Abfall- und Entwässerungsgebühren, gilt das nicht zuletzt auch für die monatlich zu zahlenden Elternbeiträge für Kita und Offenen Ganztag. Bis zum 1. März werde es keine Abbuchungen geben, so die Fachbereichsleiterin.

Wie kam es zu den Problemen? „Wir mussten unser Finanzprogramm wechseln, weil der Hersteller der bisherigen Software angekündigt hatte, diese auslaufen zu lassen und dann auch nicht mehr zu pflegen“, berichtet Kämmerer Tim Strathmann. Man habe sich dann für das Programm eines renommierten Anbieters entscheiden und als Termin für die Umstellung den 1. Januar 2023 gewählt. „Die Software kommt bei allem zum Einsatz, wo Zahlungen fließen – ob intern bei Gehalt oder bei Grundbesitzabgaben, Elternbeiträgen, Gebühren und Hundesteuer“, so Strathmann. Dass die Umstellung nicht reibungslos verlaufen würde, sei zu erwarten gewesen, betont er. Es habe Probleme bei den Schnittstellen gegeben, die man nach und nach bearbeitet habe. „Doch dann gab es sowohl bei uns als auch bei der Fachfirma einige Krankheitsausfälle“, erklärt der Kämmerer weiter. „Und wir sind ja bekanntermaßen eh dünn besetzt.“ Vieles hätte nicht so funktioniert wie es sollte, es müsse noch einiges nachgearbeitet werden, meint er.

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Ein wesentlicher Schritt bei der Softwareumstellung ist die Datenmigration, also die Übertragung der vorhandenen Datensätze vom alten auf das neue Finanzprogramm. „Wir hatten eine Testmigration, bei der wir stichprobenartig geprüft haben“, erklärt Nina Kapellner. Die Stichproben seien alle korrekt gewesen. Doch bei der „Echtmigration“ seien in einigen Fällen Fehler aufgetreten. Ein Problem: Mehrfach fehlte beim Bescheid die erste Zeile der Adresse – der Name. Für Postbotinnen und -boten war es daher unmöglich, den Brief der Stadt in einem Mehrfamilienhaus zuzustellen. Viele Bescheide kamen daher schon zurück ins Rathaus, weitere Rückläufer werden dort noch erwartet. Manchmal fehlte auch bei Eigentümern mehrerer Grundstücke eines davon in der Aufstellung und wurde nicht berechnet. „Es gab zudem einzelne Fälle, wo falsche Daten aus dem System gezogen worden sind, dann stimmen die Beträge nicht“, berichten Nina Kapellner und Tim Strathmann. Beide betonen, dass es jede Menge fehlerfreier Bescheide gebe. Doch wenn bei etwa 13.000 verschickten Bescheiden etwa 500 nicht korrekt seien, sei das natürlich eine große Zahl. „Wir haben um diese Zeit immer viele Rückfragen zu den Grundbesitzabgaben“, so Tim Strathmann. Doch eine solche Vielzahl von Fällen zu bearbeiten, sei natürlich mit einem hohen Aufwand verbunden.

Beschwerden möglichst digital an die Verwaltung richten

Nina Kapellner und Tim Strathmann bitten alle, die Fehler in ihren Grundbesitzabgabenbescheiden entdeckt oder Fragen haben, sich bei der Stadt zu melden – „möglichst digital, also per E-Mail“, so Nina Kapellner. Telefonisch könne man ad-hoc ohnehin keine Antworten geben.

„Wenn wir auf die E-Mails nicht sofort antworten, ist das kein böser Wille. Wir sind bemüht, die Fälle zu klären, aufgrund der großen Zahl von Anfragen kommen wir aber nicht hinterher, jede einzelne Mail zu beantworten“, erklärt Nina Kapellner. „Es wird aber jeder Fall geprüft.“

Den im Januar verschickten Bescheiden für die Grundbesitzabgaben hatte die Verwaltung zur Sicherheit ohnehin eine Art „Beipackzettel“ beigefügt. „Wir hatten die Empfänger gebeten, die Angaben eben wegen der Umstellung auf die neue Finanzsoftware besonders sorgfältig zu prüfen.“ Nachdem der Stadt inzwischen mehrere hundert fehlerhafte Bescheide bekannt seien, werde man nun auch in den anderen Bereichen wie den Elternbeiträgen prüfen, ob die Daten korrekt sind, so Nina Kapellner. Daher habe man vorerst die Abbuchungen auf Eis gelegt. Wie lange die Problembehebung noch dauern werde, könne man noch nicht sagen, mit mehreren Wochen sei aber zu rechnen.