Bochum. Aufträge im Wert von 30 bis 50 Millionen Euro schreibt der Einkauf der Knappschaft jedes Jahr aus. Der Verwaltungsaufwand ist immens.
- 30 bis 50 Millionen Euro gibt die Knappschaft Bahn See jährlich für Sachmittel aus
- Zuständig dafür ist die Zentralverwaltung an der Königsallee in Bochum
- Dreiteilung in Einkauf, Submission und Vergabe soll Missbrauch verhindern
Die Knappschaft Bahn See (KBS) bekommt neue Computer. Das an sich ist noch keine ganz große Nachricht. Größe bekommt sie buchstäblich aber durch das Volumen des Auftrags, um den sich in diesen Wochen etliche Firmen in Deutschland und über die Grenzen hinaus bewerben dürften.
8500 PC sollen bis 2021 an die 100 Knappschaft-Standorte in der ganzen Republik mit 10 000 Mitarbeitern geliefert werden, dazu 4000 Monitore, 500 Notebooks, 950 Multifunktionsdrucker, Netzwerkserver und ein umfangreiches Dienstleistungspaket. Eine Modernisierungsmaßnahme der Kranken- und Rentenversicherung. Ausgeschrieben und vergeben wird der Auftrag im Wert von gut 19 Millionen Euro in Bochum.
200 Millionen Blatt Kopierpapier
An der Königsallee laufen in Sachen Einkauf alle Fäden zusammen. Und dabei gilt oft: nicht kleckern, sondern klotzen. Ausgeschrieben sind in diesen Tagen auch die Lieferung von 200 Millionen Blatt Kopierpapier zu einem geschätzten Wert von 1 Million Euro, 400 Tonnen Preprintpapier für etwa 350 000 Euro sowie gut 30 Millionen Fensterumschläge. Wer mit 1,7 Millionen Versicherten kommuniziert, der schreibt eben viel.
Vom Bleistift bis zum Dienstwagen
Sachmittel für 30 bis 50 Millionen Euro schreibt der zentrale Einkauf für die Verwaltung in Bochum jedes Jahr aus: vom Bleistift bis zum Dienstwagen. Einige Tausende Beschaffungsvorgänge kämen so zusammen, erklärt Dezernent Andreas Dippel (45). Große Ausschreibungen, noch dazu im Millionen-Bereich, hielten sich in Grenzen, es seien 40 bis 50 im Jahr.
Europaweit ausgeschrieben werden müssen Leistungen bei Werten von mehr als 248 000 Euro, von 27 600 bis 248 000 Euro wird bundesweit ausgeschrieben. Die Vorgaben sind streng und klar definiert in der Vergabeordnung VOL, so etwas wie die Bibel der Einkäufer in Behörden und Ämtern.
Vergaberecht ist relativ starr
„Das Vergaberecht ist relativ starr“, erklärt Andreas Dippel. „Bei uns geht es um Versicherten- und Steuergelder, da kann man Aufträge nicht einfach mal so vergeben.“ Es sei denn, sie überschreiten nicht den Wert von 500 Euro. Bedingt freihändig vergeben werden können Aufträge von bis zu 5000 Euro, für sie müssen im Vorfeld lediglich drei Angebote eingeholt werden.
Reichlich Papierkram also, der allein schon anfällt bei den zehn zentralen Einkäufern der Knappschaft. Dazu kommen noch die Verträge für Bauleistungen und Arzneimittel, die indes in anderen Abteilungen behandelt werden. Unterm Strich, so Andreas Dippel, werden bei der Knappschaft jährlich Leistungen von 100 bis 120 Millionen Euro in Rechnung gestellt.
Direkt vom Lieferaten versorgt
Standardisierte Verfahren, so erklärt der Dezernent, sorgten mittlerweile für eine Begrenzung des bürokratischen Aufwands. Für möglichst viele Leistungen schließe die Knappschaft Rahmenverträge über mehrere Jahre ab. So können dann die „internen Kunden“ aus den Verwaltungsstandorten ihren Bedarf an Papier, Tonern usw. über eine interne Online-Plattform bestellen. Das mindert nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern spart auch jede Menge Zeit, Geld und schont überdies noch die Umwelt.
Während etwa die großen Papierlieferungen früher erst zur Königsallee gebracht, dort gelagert und auf Anfrage in die gesamte Republik gekarrt wurden, werden die einzelnen Standorte heute direkt vom Lieferanten versorgt.
Wer liefern darf, darüber indes entscheidet nicht der Einkauf. „Wir schreiben auf Anforderung der jeweiligen Fachabteilung und in Absprache mit ihr nur aus“, erklärt Andreas Dippel. Die Submissionsstelle öffne die Angebote, die Vergabestelle entscheide letztlich darüber, wer den Zuschlag bekommt. „Wir bekommen am Ende nur die Information, wer den Auftrag erhalten hat.“ Missbräuche, wie es sie vor etlichen Jahren in Behörden mal gegeben habe, seien so ausgeschlossen.
