Hamburg. Nicht nur Heizung und Computer verursachen Ausgaben. Es lauern weitere versteckte Kostentreiber – doch es gibt einen Steuertrick.

Die Monate mit Regen, Wind und Glatteis rücken näher. Dann wird das Interesse am Homeoffice weiter steigen, das immer mehr Hamburger Firmen ihren Beschäftigten ermöglichen.

Doch welche zusätzlichen Kosten entstehen bei der Arbeit zu Hause? Was sind die Kostentreiber? Kann ich die Kosten in der Steuererklärung geltend machen? Das Abendblatt gibt einen Überblick.

Homeoffice in Hamburg: Das machen Signal Iduna, Haspa oder Hapag-Lloyd

Nach einer Studie des Ifo-Instituts liegt der Anteil der Beschäftigten, die zumindest teilweise im Homeoffice tätig sind, seit mehr als einem Jahr konstant bei rund einem Viertel. „Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben“, sagt Ifo-Experte Simon Krause. Das zeigt sich auch in großen Hamburger Unternehmen. Nicht nur bei der Hamburger Versicherung Signal Iduna hat sich der „DiMiDo-Effekt“ herausgebildet, wie ein Firmensprecher sagt.

Am Dienstag, Mittwoch und Donnerstag strömen die Mitarbeiter ins Büro, montags und freitags arbeiten sie lieber von zu Hause aus. Damit wird die Betriebsvereinbarung so weit ausgereizt wie möglich. Sie sieht vor, dass die Mitarbeiter einen Anspruch auf zwei Tage Homeoffice pro Woche haben. Die Versicherung hofft jetzt, dass der bevorstehende Umzug in neue Büroräume die Präsenz im Unternehmen wieder steigert.

Ähnliche Hoffnungen gibt es bei der Haspa, die ihre Unternehmenszentrale im nächsten Jahr in das Deutschlandhaus verlegen wird. Dort, wo es möglich ist, können die Mitarbeiter bis zu 50 Prozent ihrer Arbeitszeit aus dem Homeoffice erbringen. Auch bei Beiersdorf und Hapag-Lloyd können die Mitarbeiter zwei Tage im Homeoffice und drei Tage in der Woche im Büro arbeiten. „Unsere Mitarbeitenden kommen auch gerne ins Büro, um sich auszutauschen und gemeinsam und kreativ an Projekten zu arbeiten“, sagt eine Sprecherin von Beiersdorf. „Mit der Eröffnung unserer neuen Unternehmenszentrale, dem Beiersdorf Campus in Eimsbüttel, haben wir einen Ort geschaffen, an dem dies möglich ist.“

Homeoffice: Welche Geräte verursachen die höchsten Kosten?

Die meisten Arbeitnehmer denken dabei wahrscheinlich zunächst an Laptop, Monitor oder Handy. Doch diese technischen Geräte verursachen gar nicht die höchsten Kosten, wenn man einmal den stromfressenden PC unberücksichtigt lässt (siehe Grafik). Aber wer den ganzen Tag im Homeoffice verbringt, macht sich auch den Kaffee selbst und bereitet Mahlzeiten zu. Viele Elektrogeräte in der Küche vom Wasserkocher über den Elektroherd und die Mikrowelle bis zum Geschirrspüler verursachen höhere Kosten als Laptop & Co. Wer alles nutzt, was die moderne Küche zu bieten hat, kann bereits 60 Cent pro Homeoffice-Tag an zusätzlichen Ausgaben kalkulieren. Bürotechnik und zusätzliche Heizung kommen hinzu.

„Wie hoch die Kosten genau liegen, hängt von der Art der Mahlzeiten und der Energieeffizienz des Herdes ab“, sagt Lundquist Neubauer vom Vergleichsportal Verivox. Das gilt erst recht, wenn beide Ehepartner im Homeoffice arbeiten. „Wo häufiger gekocht wird, fällt auch mehr dreckiges Geschirr an und die Spülmaschine muss Überstunden schieben“, sagt Neubauer. „Wenn für je zwei zusätzliche Mahlzeiten ein weiterer Spülmaschinengang veranschlagt wird, steigen die Stromkosten dadurch um rund 17 Cent pro Tag.“ Bei 90 Tagen im Homeoffice im Jahr führt dies zu zusätzlichen Energiekosten von 15 Euro. Basis für alle Berechnungen ist ein Strompreis von 37,3 Cent pro Kilowattstunde (kWh) auf Basis einer Studie des Bundesverbandes der Energie- und Wasserwirtschaft.

So viel kosten die einzelnen Geräte Hamburger im Homeoffice

„Die Stromkosten für einen Bildschirmarbeitsplatz hängen von der Anzahl der Elektrogeräte und ihrem Stromverbrauch ab“, sagt Energieexperte Neubauer. Entscheidend ist die Anzahl der Geräte, die genutzt werden. Die mit Abstand höchsten Kosten verursacht ein PC mit rund 45 Cent am Tag, wenn er rund acht Stunden im Einsatz ist. Der Stromverbrauch eines PCs wird zum großen Teil von der verbauten Grafikkarte beeinflusst. Mit einem Laptop bleiben die Kosten mit 4,6 Cent in acht Arbeitsstunden niedrig. Aber auch das ist abhängig vom Gerät. Verivox setzt geringe Kosten an. Bei einem MacBook mit Intel-Prozessor können die Kosten bei etwa 8,95 Cent pro Tag liegen, rechnet das Magazin CIO vor.

„Wird nur ein Laptop benutzt, bleiben die Stromkosten niedrig, doch die Augen und die Körperhaltung können beeinträchtigt werden“, sagt Neubauer. Abhilfe schafft ein Monitor, der in acht Stunden Kosten von 6,17 Cent verursacht. Allerdings sind auch diese Kosten von der Größe des Monitors abhängig. Wer mit zwei Geräten arbeitet, hat schon höhere Kosten. Schreibtischlampe und Tintenstrahldrucker kosten zusammen knapp vier Cent an einem Arbeitstag. Wesentlich mehr Energie benötigt ein Laserdrucker, der stark aufgeheizt werden muss. Aber diese Geräte dürften in den wenigsten Haushalten stehen.

Homeoffice in Hamburg: Wie hoch sind die Gesamtkosten?

Das hängt von den Tagen ab, die im Homeoffice verbracht werden und auch von den Geräten, die man nutzt. Deshalb sind unsere drei Modellfälle (mit 50, 90 und 170 Tagen Homeoffice) innerhalb eines Jahres auch nicht direkt vergleichbar, weil jeweils unterschiedliche Geräte genutzt werden. Bei nur 50 Tagen im Homeoffice liegen die zusätzlichen Kosten bei 51,52 Euro im Jahr. Für 90 Tage werden 56,63 Euro fällig. Der geringe Unterschied ist hauptsächlich damit begründet, dass der Nutzer mit 50 Tagen im heimischen Büro einen PC nutzt, was Kosten von allein 22 Euro verursacht. Der Nutzer mit 90 Tagen Homeoffice, was etwa einer Quote von 40 Prozent im Homeoffice entspricht, wie sie viele Firmen ermöglichen, kommt dagegen mit einem Laptop aus, der in diesem Zeitraum nur rund 4 Euro kostet. Die extensive Nutzung des Homeoffice an 170 Tagen im Jahr, was nur in Einzelfällen vorkommen dürfte, verursacht bei Nutzung eines PC zusätzliche Stromkosten von 142,56 Euro.

Mit welchen Kosten müssen Beschäftigte im Winter 2023 im Homeoffice rechnen?

Der höhere Stromverbrauch ist nur ein Kostenpunkt. Doch durch das Homeoffice steigt auch die Heizrechnung, wie Verivox ermittelt hat. Wenn die Wohnung oder das Haus in den acht Stunden Homeoffice auf 21 Grad statt in Abwesenheit auf nur 18 Grad geheizt wird, entsteht ein Mehrverbrauch von vier Prozent in der Heizperiode. Verivox beziffert die jährlichen Mehrkosten bei einem Verbrauch von 20.000 kWh Gas auf 94 Euro im Jahr. Bei einer Ölheizung sind es 90 Euro. Wer im kommenden Winter komplett im Homeoffice bleibt, muss nach den Berechnungen von Verivox mit zusätzlichen Strom- und Gaskosten von über 150 Euro rechnen. Die Rechnung bezieht sich auf 120 Arbeitstage zwischen Oktober bis Ende März.

Homeoffice-Pauschale: Kann ich Kosten in der Steuererklärung geltend machen?

Für das Steuerjahr 2023 gibt es eine neue Regelung. „Nach der neuen Homeoffice-Pauschale können 6 Euro pro Tag für maximal 210 Tage steuerlich geltend gemacht werden, also maximal 1260 Euro“, sagt Jana Bauer, stellvertretende Geschäftsführerin des Bundesverbandes Lohnsteuerhilfevereine. Jeder Ehepartner kann die Homeoffice-Pauschale einzeln geltend machen. „Die Pauschale zählt zu den Werbungskosten. Die Homeoffice-Pauschale – wie auch andere berufliche Ausgaben – wirken sich erst aus, wenn sie den Werbungskosten-Pauschbetrag übersteigen“, sagt die Steuerexpertin. Diese Pauschale liegt für das Jahr 2023 bei 1230 Euro.

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„Alternativ zur Homeoffice-Pauschale kann eine Pauschale für das häusliche Arbeitszimmer geltend gemacht werden, die ebenfalls bei 1260 Euro im Jahr liegt.“ Hier seien aber die Voraussetzungen strenger. „Der Arbeitnehmer muss dann mehr als die Hälfte der Arbeitszeit (mindestens an drei von fünf Tagen) die Woche von zu Hause arbeiten.“ Auch diese Pauschale fließt in die Werbungskosten ein. Sie vermindern das zu versteuernde Einkommen. Wie groß die Steuerersparnis ausfällt, hängt vom persönlichen Steuersatz ab.