Attendorn. Vereine, die ihre JHV weder verschieben noch auf virtuellem Wege veranstalten wollen, können das Umlaufverfahren nutzen. So kann es gehen:
Viele Vereine aus Sport, Kultur oder Brauchtum verschieben ihre Jahreshauptversammlungen (JHV) auf einen späteren Zeitpunkt im Jahr. In der Hoffnung, dass die Corona-Pandemie dann passé ist und Versammlungen in Form von Präsenzveranstaltungen wieder möglich sind. Doch wann dieser Tag kommt, weiß aktuell niemand. Deshalb können Vereine, die nicht länger warten wollen, ihre Versammlungen auf virtuellem Wege oder im sog. Umlaufverfahren durchführen. Als Grundlage dient ein vom Bundestag verabschiedetes Gesetz zur Bekämpfung der Auswirkungen der Covid-19-Pandemie.
Doch gerade für kleinere Vereine, die es im Kreis Olpe zuhauf gibt, sind Jahreshauptversammlungen auf digitalem Wege nur schwer umsetzbar. Es braucht Programme und digitale Plattformen, die den technischen Anforderungen entsprechen und beispielsweise geheime Abstimmungen möglich machen. Diese Programme gibt es zwar, den Aufwand scheuen jedoch viele Vereine aus dem Kreis. Zudem verursachen sie zusätzliche Kosten.
Ein kleiner Verein wie die Sportfischergemeinschaft Waldenburg Biggesee setzt daher auf das Umlaufverfahren. Die Voraussetzung: Alle Mitglieder müssen beteiligt werden und mindestens die Hälfte an der Beschlussfassung schriftlich/per Mail teilnehmen.
Fristwahrend zurückmailen
Das haben die Sportfischer aus Attendorn getan. Der Vereinsvorsitzende Peter Lange, seit zehn Jahren im Amt, schickte den 39 Mitgliedern am 6. Februar die Einladung zur „etwas anderen“ Jahreshauptversammlung per Mail bzw. per Post zu. Darin enthalten waren der Bericht über das abgelaufene Geschäftsjahr, der Kassenbericht (samt Prüfbericht) und die turnusmäßige Wahl des 2. Vorsitzenden in Form eines Abstimmungsbogens.
Auf diesem Bogen konnten die Mitglieder den Berichten zustimmen, sie ablehnen oder sich enthalten und zudem über die personelle Besetzung des 2. Vorsitzenden entscheiden. Den Abstimmungsbogen mussten sie unterschrieben und fristwahrend binnen zwei Wochen an den Vorsitzenden zurückschicken.
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„Das hat wunderbar funktioniert und ich kann dieses Verfahren wirklich jedem anderen Verein anraten“, erklärt Peter Lange. Immerhin 29 der 39 Mitglieder meldeten sich zurück – also rund 74 Prozent und damit deutlich mehr als die benötigten 50 Prozent.
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Um künftig auf diese Art auf Ausnahmesituationen wie in der Corona-Pandemie mit Kontaktsperren und Versammlungsverboten reagieren zu können, müssen die Vereine ihre Satzungen abändern, denn das genannte Covid-19-Gesetz, das als Grundlage dient, läuft Ende 2021 aus. Die Sportfischergemeinschaft wird daher folgende Passage in ihre Satzung einbauen: „Wenn behördliche Vorgaben Präsenzveranstaltungen untersagen, kann eine virtuelle Mitgliederversammlung oder eine Beschlussfassung im schriftlichen Umlaufverfahren stattfinden. Bei der Mitgliederversammlung im Umlaufverfahren müssen alle Mitglieder an der Beschlussfassung beteiligt werden und die Hälfte der Mitglieder ihre Stimme bis zu dem vom Vorstand gesetzten Termin in Textform abgegeben haben, so dass der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst werden kann“.
Keine festen Zeitvorgaben
Zudem wird der Verein seine Satzung insofern abändern, als dass die JHV künftig nicht mehr in vorgegebenen Zeiträumen stattfinden muss – bei den Sportfischern war dies in der Vergangenheit das erste Halbjahr. Künftig muss die JHV „nur“ noch jährlich stattfinden. In Ausnahmesituationen, so regelt es dann die Satzung, dürfen Vorstandsmitglieder auch nach Ablauf ihrer Amtszeit bis zur Bestellung eines Nachfolgers im Amt bleiben und die Kassenprüfer bekommen deutlich mehr Zeit. Sie dürfen dann ihre Amtsperiode um ein Jahr überschreiten.
Peter Lange ist froh: „Wir haben unsere JHV dank dieses Umlaufverfahrens und dank der tollen Mitarbeit in unserem Vorstand problemlos gemeistert.“ Übrigens sei es ratsam, die Satzungsänderung vorab mit dem zuständigen Registergericht und dem Finanzamt abzusprechen.