Essen. Die Stadtverwaltung kommuniziert mehr mit den Essenern als noch vor Jahren üblich. Das E-Paper unserer Zeitung ist dabei wichtig. Ein Einblick.

Man kann sich den besten Plan für den nächsten Arbeitstag zurechtgelegt haben, aber Silke Lenz, Sprecherin der Essener Stadtverwaltung, hat in ihrem Alltag eine Erfahrung gemacht: „Jeder Tag verläuft anders, als geplant. Wir sind bestimmt von der Frage: Was ist los?“

Und das können die unterschiedlichsten Vorgänge sein. Hatte man im Presse- und Kommunikationsamt eigentlich auf der Agenda, über eine anstehende Baustelle eine Mitteilung zu veröffentlichen, um danach über wichtige Neuigkeiten aus einem der Ratsausschüsse zu berichten, gibt es in Essen vor allem einen Klassiker, der alle Vorbereitungen zunichtemacht: Mal wieder ein Bombenfund. Und davon gibt es in Essen jede Menge, alleine letztes Jahr waren es zwölf.

Kommunikationsamt reagiert auf aktuelle Geschehnisse – diese kommen auch per E-Paper ins Rathaus

Wenn ein Blindgänger entschärft werden muss – und das muss er in der Regel noch am gleichen Tag –, muss die Bevölkerung sehr genau informiert und auf dem Laufenden gehalten werden. Wer wird evakuiert? Welche Straßen werden gesperrt? Wo kann man während der Bombenentschärfung provisorisch in einer Notunterkunft unterkommen? Und, und, und, und... „Eine Bombenentschärfung mit Vorbereitungen dauert eine lange Zeit, da werden Kapazitäten gebunden“, sagt Silke Lenz.

Aber nicht nur Bombenentschärfungen sind aufwendig für das Kommunikationsamt, das dem Oberbürgermeister direkt unterstellt, aber auch für alle sieben Geschäftsbereiche der Stadt verantwortlich ist. Plötzlich muss man über einen aktuellen Wasserrohrbruch berichten, oder eine Stellungnahme zu einem Thema abgeben, das vor wenigen Stunden so noch gar nicht absehbar war. Man erinnere sich beispielsweise auf die Schüsse auf die Alte Synagoge im November vergangenen Jahres. Auch da war die Stadt als Kommunikator schnell gefragt.

Um an stressigen Tagen zu funktionieren, ist es daher von Vorteil, wenn man sich auf bestehende Strukturen verlassen kann. Im Team von Silke Lenz gehört eine gemeinsame Konferenz um 9 Uhr dazu. „Da schauen wir darauf, wie der Tag aussieht. Was wollen wir wann herausgeben?“ Der Plan kann durch Unvorhergesehenes natürlich über den Haufen geworfen werden. Trotzdem hilft die Morgenabsprache. Das ist übrigens nicht nur in der Pressestelle der Stadt Essen so, sondern in vielen anderen Kommunikationsabteilungen auch.

Stadt Essen beobachtet Medien sehr genau

„Die Medienschau ist wichtig, um informiert zu sein“, erklärt Lenz. Für ihre Arbeit sei das absolut zentral. „Es ist wichtig, für uns zu wissen, worüber die Leute reden.“ Deswegen werde genau darauf geschaut, was beispielsweise in den lokalen Medien WAZ und NRZ berichtet wird, und auch andere Zeitungen widmen sich hin und wieder Essener Themen und können dann wichtig sein. Im Auge behalten müssen Lenz und ihr Team auch Radio Essen, regionale Fernsehsender wie der WDR oder auch die Regionalausgaben von RTL und Sat 1. Sie alle senden ebenfalls hin und wieder aus der wichtigsten Stadt des Ruhrgebiets.

Etabliert hat sich bei Silke Lenz eines: „Das E-Paper ist das letzte und das erste was wir uns an einem Tag anschauen.“ Die digitale Ausgabe unserer Zeitung kann man auf dem Tablet, Smartphone oder PC anschauen. Abends vor der Tagesschau kann man schon lesen, was am nächsten Tag in der gedruckten Ausgabe steht. Ein Vorteil für Lenz’ Alltag, denn dann wisse sie schon, was am nächsten Arbeitstag auf sie und ihr Team zukommen könnte.

Stadt Essen will möglichst alle Bürgerinnen und Bürger erreichen

Zurück zur Kommunikationsphilosophie der Stadt, die sich grundsätzlich als Ergänzung zu den Berichten der lokalen Medien versteht und diese nicht etwa ersetzen will. Gerade die Corona-Zeit habe gezeigt, dass es wichtig sei, den Menschen Basis-Informationen zu liefern, so Lenz. Zu Beginn der Pandemie sei es darum gegangen, den Menschen zu sagen: „Achtung, da kommt ein Virus.“ Dann habe man beispielsweise eine Nähanleitung für Masken online gestellt, die sogar weltweit Verbreitung fand.

Sehr wichtig sei die Kommunikation spätestens dann geworden, als die Leute wegen Allgemeinverfügungen und Verordnungen bestimmte Dinge nicht mehr machen durften oder definitiv machen mussten – und sich das auch noch ständig änderte, weil es beispielsweise an Inzidenzwerte gekoppelt war. Man erinnere sich nur daran, dass es eine Zeit gab, in der in der Nachbarstadt Mülheim eine Ausgangssperre galt, in Essen aber nicht. All dies leistet die Stadt, ohne dass sie deshalb in Konkurrenz tritt zur Kompetenz professioneller Journalisten, denen gegenüber sie eine besondere Auskunftspflicht hat.

Diese und andere Informationen verteilt die Stadt vor allem digital. Neben der zentralen Info-Seite essen.de müssen etliche weitere Ausspielkanäle bedient werden, damit möglichst alle Zielgruppen erreicht werden. Deswegen werden abends Newsletter geschrieben, die sozialen Medien Facebook und Instagram mit Inhalten gefüttert und auch Videos bei Youtube eingestellt.

Um möglichst barrierefrei zu kommunizieren, arbeite man bei der Stadt mit zwei Gebärdendolmetscherinnen zusammen, die Erklär-Videos oder Ansprachen übersetzen. Die Webseite essen.de verfügt außerdem über eine Übersetzungsfunktion (18 Sprachen) sowie eine Vorlesefunktion. Über den sogenannte Eye-Able-Assistenten lassen sich auch die Schriftgröße sowie die Kontraste der Webseite anpassen. (jop/F.S.)

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