Ahrensburg. Ab Montag bietet Stadt drei Wege an, sich beim Einwohnermeldeamt anzumelden. Weitere Bereiche sollen folgen. So funktioniert’s.
Die schlechte telefonische Erreichbarkeit der Ahrensburger Verwaltung, lange Wartezeiten auf Termine im Rathaus und ein stockender E-Mail-Verkehr zur Abstimmung derselben haben in jüngster Zeit zu Frust und Verärgerung bei vielen Bürgern gesorgt (wir berichteten). Abhilfe verspricht sich die Stadt von der neuen Online-Terminvergabe, die am Montag, 10. Januar, an den Start geht. Es ist ein erster Schritt in Richtung digitale Transformation und soll unter anderem dazu beitragen, den Arbeitsprozess zu verschlanken.
Entweder über Website, Terminal oder telefonisch
Projektleiter Tobias Trowski erläutert, wie das neue System funktioniert. Er sagt: „Die Terminvergabe kann ab Montagmorgen auf www.ahrensburg.de oder über den Menüpunkt Bürger & Stadt aufgerufen werden.“ Vorerst seien ausschließlich Termine für Dienstleistungen des Einwohnermeldeamtes verfügbar. „Dienstleistungen anderer Fachdienste sollen aber folgen“, kündigt Trowski an. „Man wählt zunächst die jeweilige Dienstleistung aus, hier sind beispielsweise für die Beantragung von Ausweisdokumenten auch Familientermine möglich.“ Er sei überzeugt, „dass sich durch die Onlinetermine die Wartezeiten spürbar verkürzen werden, allein deswegen, weil benötigte Anträge bereits bei der Terminbuchung zum Download bereitgestellt werden und somit schon ausgefüllt zum Termin mitgebracht werden können“.
Die Termin-Bestätigungsnachricht enthalte zudem Informationen über die mitzubringenden Unterlagen und Hinweise wie Anforderungen an Passbilder. Wer einzelne Tage aufklappe, bekomme alle verfügbaren Termine angezeigt. „Diese gelten dann aber immer für eine Dienstleistung.“ Heißt: Wer beispielsweise Pass und Personalausweis gleichzeitig beantragen will, muss nach zwei aufeinanderfolgenden Terminen Ausschau halten. Im Eingangsbereich des Rathauses wurde außerdem ein Bürger-Terminal installiert. Besucher werden mit dem Schriftzug „Willkommen im Rathaus Ahrensburg – haben Sie bereits einen Termin?“ begrüßt. Am Terminal können ebenfalls Termine vereinbart werden, außerdem dient es zum Check-in.
Beim Check-in wird Bestätigungscode abgefragt
„Mit einem Bestätigungscode, den man bei der Terminbuchung erhält, oder durch Eingabe der Handynummer meldet man sich darüber im Rathaus an“, sagt Trowski. Erst dann könnten die Mitarbeitenden sehen, wer sich im Wartebereich aufhalte. „Das Aufkommen analoger Terminanfragen wird dadurch zusätzlich minimiert.“ Berührungsängste müssen die Ahrensburger nicht haben, bei Problemen unterstützt der Wachdienst im Eingangsbereich. Hilfe gibt es auch an der Infothek. Und alle, die nicht so technikaffin sind, können nach wie vor die telefonische Terminvereinbarung unter 04102/77-0 nutzen.
Den wesentlichen Vorteil der Online-Terminvergabe sieht Bürgermeister Michael Sarach in der „Planbarkeit von Arbeitsabläufen in der Verwaltung und insbesondere der Vermeidung von Wartezeiten für die Einwohnenden“. Die Optimierung von Verwaltungsabläufen im Sinne der Dienstleistungsorientierung für die Ahrensburger und die Verwaltungsmitarbeitenden sei „stets ein übergeordnetes Ziel der Verwaltungsleitung“. Der Verwaltungschef weiter: „Insoweit freue ich mich über die Umsetzung dieses Projektes, weil die Interessen von Einwohnenden und Verwaltung gleichermaßen berücksichtigt werden.“
Onlinezugangsgesetz: Umsetzung bis Ende 2022
Das Vorhaben schlägt einmalig mit 8000 Euro zu Buche, hinzu kommen laufende Kosten von 9600 Euro pro Jahr. Geld, das laut Jochen Proske, Fraktionsvorsitzender der Ahrensburger SPD, gut angelegt ist. Er sagt: „Alle Maßnahmen, die vonseiten der Ahrensburger Verwaltung in Richtung Digitalisierung ergriffen werden, finde ich wichtig. Wenn das System der Online-Terminvergabe als Ergänzung angeboten werde, sei das eine gute Sache. „Ich bin gespannt, wie es laufen wird“, so Proske, der betont, dass „das aber noch lange nicht das Ende der Fahnenstange in Sachen Bürgerfreundlichkeit und Digitalisierung ist“. „Wo es rechtlich möglich ist durch entsprechende Authentifizierungsschritte sollten Bürger ihr Anliegen komplett online abschließen können, sodass sie gar nicht ins Rathaus kommen müssen.“
Ganz im Sinne des Onlinezugangsgesetzes, nach dem alle Verwaltungsdienstleistungen bis Ende 2022 online verfügbar sein sollen. Ob die Stadt diese Vorgabe bis dahin umsetzen kann, dürfte allerdings mehr als fraglich sein. Immerhin bescheinigt CDU-Fraktionsvorsitzender Detlef Levenhagen der Politik, dass sie mit der digitalen Terminvereinbarung auf dem richtigen Weg ist. „Ich finde es hervorragend, dass man sich online einloggen kann.“ So habe man die Termine selbst in der Hand.
Bargteheider bekam Termin erst nach Sitzstreik
Bereits vereinbarte Termine sind schon im neuen System eingepflegt. „Für Montag sind aber beispielsweise noch 40 Termine frei“, sagt Trowski. Dem Stadtverordneten Christian Schubbert (Grüne) dürfte das gelegen kommen. Denn er hat in diesem Jahr bereits eine Terminanfrage gestellt, die bislang unbeantwortet blieb. „Grundsätzlich ist es zu begrüßen, wenn Bürger einen Termin vereinbaren können, der in den eigenen Terminkalender passt“, sagt er. An das neue System gehe er positiv heran. „Ich würde ihm auch die Chance geben, sich zu beweisen.“ Auch Levenhagen will es gleich am Montag testen, denn der Umtausch seines alten Führerscheins steht an.
Für dringende Fälle sind „begrenzt Ressourcen eingeplant“, so Projektleiter Trowski, der empfiehlt, dem Einwohnermeldeamt die Dringlichkeit zuvor per Telefon oder E-Mail mitzuteilen. Ob das System die Erwartung des Bürgermeisters erfüllen wird, dass sich dadurch „auch der Vorlauf für Terminmöglichkeiten absehbar reduzieren“ wird, bleibt abzuwarten. In Bargteheide beschwerten sich Bürger nach Einführung der Online-Terminvergabe über lange Wartezeiten. Der Protest ging sogar so weit, dass ein Einwohner erst nach einem Sitzstreik den gewünschten Termin erhielt.