Belegausgabepflicht: Großbäckerei aus der Region muss pro Tag 30.000 Belege ausgeben – hohe Kosten für Bürokratie, Material und Abfallentsorgung.
Siegen. PC-Kassen und Registrierkassen müssen im nächsten Jahr mit einer zertifizierten technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgerüstet sein. „Zwar müssen die Kassensysteme jetzt angepasst werden, doch der Zeitpunkt zur Überprüfung wurde noch einmal verschoben“, sagt Eric Stracke vom Deutschen Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik. Er informierte bei der Veranstaltung „Fit für die Umrüstung des Kassensystems und die Kassennachschau“ der IHK Siegen über die Neuerung.
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Wann ist der neue Termin?
Die Vorgaben zur Aufrüstung der elektronischen Aufzeichnungssysteme mittels TSE müssen ab dem 20. September 2020 eingehalten werden. „Die Anforderungen sind schon heftig und unterstellen erst einmal pauschal, dass die Unternehmen ihre Einnahmen nicht korrekt erfassen“, sagt IHK-Referatsleiterin Sabine Bechheim. „Immerhin haben die Unternehmen jetzt mehr Zeit, um die Vorgaben einzuhalten.“
Und wenn man den Termin nicht einhält?
Eric Stracke betont, dass die Finanzverwaltung bis zum 30. September 2020 nicht beanstandet, wenn elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne des Gesetzes nicht über eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung verfügen. „Jedoch müssen die Unternehmerinnen und Unternehmer bei einem Kassenhändler einen Auftrag zur Umrüstung oder die Bestellung eines neuen Kassensystems veranlasst haben, um bis zum 30. September 2020 ohne Strafe auszukommen.“
Denn so steht es auch in der Nichtbeanstandungsregelung des Bundesministeriums der Finanzen: „Die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen sind umgehend durchzuführen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen.“ IHK-Beraterin Sibylle Haßler ergänzte: „Wer auf der sicheren Seite sein will, sollte die gesetzlichen Vorgaben fristgerecht einhalten.“
Ab wann gilt die Belegpflicht?
Trotz der Verschiebung müssen bereits ab dem 1. Januar 2020 Belege an den Kunden ausgegeben werden, diese Regelung bleibt bestehen. Erst in den vergangenen Tagen berichtete eine Großbäckerei aus dem Kammerbezirk, wie sich die Belegausgabepflicht auf ihren Betrieb auswirken wird. Über 30.000 Belege pro Tag müssen ab dem kommenden Jahr an die Kunden ausgegeben werden.
Das bedeutet einen hohen bürokratischen Aufwand und vermehrte Kosten für Papier und Abfallentsorgung. „Da die einzelnen Geschäftsvorfälle demnächst sowieso manipulationssicher erfasst werden, wäre die Ausgabe dieser Belege — außer auf Kundenwunsch — an sich nicht notwendig. Mit konsequentem Bürokratieabbau hat das nichts zu tun“, sagt Sibylle Haßler.
Gibt es Ausnahmen?
Bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen können Unternehmen mit Zustimmung des zuständigen Finanzamtes von dieser Pflicht befreit werden. Für die Teilnehmer der Veranstaltung — überwiegend aus den Branchen Handel und Gastronomie — wurde darüber hinaus der Umgang mit Gutscheinen noch einmal erläutert. Eric Stracke: „Restbeträge haben auf einem nicht vollständig genutzten Gutschein nichts zu suchen. Dafür muss aus buchhalterischer Sicht ein neuer Gutschein ausgestellt werden.“ Für den alten Gutschein würden jedoch die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für andere Belege (zehn Jahre) gelten.
Gibt es weitere Tipps?
Eric Stracke erklärte zudem, worauf sich Unternehmen bei einer Kassennachschau durch einen unangekündigten Besuch eines Prüfers des Finanzamtes einstellen müssen. Aufregung sei meist unnötig: „Bitte bedenken Sie, dass auch das Finanzamt kein Interesse daran hat, Ihr Unternehmen platt zu machen.“
Mit einer Verfahrensdokumentation nach den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) seien Unternehmer gut vorbereitet. Eine Pflicht, elektronische Kassensysteme zu nutzen, besteht übrigens nach wie vor nicht. Der Betrieb einer offenen Ladenkasse ist immer noch möglich. Allerdings ist die Einzelaufzeichnungspflicht zu beachten.
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