Menden. Eine lange Stadtgeschichte und ein entsprechend umfangreiches Archiv: Menden hat Platzprobleme und braucht ein Konzept.
Ein Archiv ist das Gedächtnis einer Stadt, Mendens Stadtarchiv platzt vor Überfüllung schon lange aus den Nähten. Bereits zu Zeiten von Stadtarchivar Norbert Klauke stand fest, der Platz zur Lagerung von relevanten Unterlagen aus Gemeinde und Kommunen reicht nicht mehr. Mehrere Umzüge hat das Archiv bereits hinter sich, vom Alten Rathaus ging es in Neue Rathaus, dann wieder zurück ins Alte Rathaus, seit 14 Jahren ist es nun am Westwall beheimatet.
Als Stephan Reisloh vor drei Jahren seine Stelle als Archivar in Menden antrat, war das Lagerlimit längst erreicht. Aber nicht nur die Raumkapazität – auch die Lagerung von Dokumenten, Fotos, Kassetten und anderem Bild- und Tonmaterial bereiten dem Stadtarchivar schon lange Sorgen. Bis vor ein paar Wochen stand eine Erweiterung oder Planung eines neuen Archivierungskonzeptes nicht auf der Prioritätenliste der Gremien der Stadt. Im Februar allerdings wurde dem Beschlussvorschlag für die Erstellung eines Archivkonzeptes mit Raumplanung zugestimmt. „Wir haben dieses Konzept zur Ausschreibung gegeben und erwarten bis Mitte Mai die ersten Angebote", sagt Stephan Reisloh.
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Spezielle Archivdienstleister sollen nach dem Anforderungsspektrum der Stadt Menden sowohl den Raumbedarf anhand von Prognosen bestimmen, als auch die die neuen Lagerräume so gestalten und entwickeln, dass sie modernsten Techniken zum Schutz des Archivmaterials entsprechen. „Sobald die Angebote eingehen, werden wir mit den Kolleginnen und Kollegen des Ausschusses für Kultur und Tourismus anhand einer Bewertungsmatrix die Offerten evaluieren“, erklärt er. Zu den Auswahlkriterien zählen nicht nur der Preis, sondern auch die Leistungsfähigkeit des Büros und deren Referenzen. Schließlich handelt es sich um besonders schützenswerte Unterlagen.
Ältestes Dokument von 1531
Eines der ältesten Dokumente im Stadtarchiv ist eine gesiegelte Urkunde von 1531. Alles, was von 1863 an im Rat der Stadt beschlossen wurde, ist archiviert und gelagert. Standesamtliche Urkunden und Grundbesitz- und Flächenpläne werden zum 100 Prozent aufbewahrt. Rechnungen hingegen werden regelmäßig anhand der Aufbewahrungspflichten geprüft und aussortiert. Grundsätzlich, so Reisloh, wandern jährlich etwa 15 bis 25 Prozent aller Unterlagen ins Archiv. Inzwischen hat sich ein Stau aufgebaut, denn sowohl Archivräume im Rathaus sowie die beiden Zwischenarchive, als auch das eigentliche Stadtarchiv am Westwall sind voll.
„Nicht nur Mitarbeiter aus dem Rathaus nutzen das Archiv. Oft kommen auch Menschen zu mir, die unser Archiv als Informationsgrundlage nutzen, zum Beispiel um Familienanzeigen in alten Zeitungen zu suchen. Die ausgestellten Zeugnisse aller Schulen werden 50 Jahre archiviert, auch Vereinsgeschichten und alle geschichtsrelevanten Themen von Menden lagern bei uns“, weiß der Archivar. Die Digitalisierung aller Dokumente wird nicht leistbar sein, selbst das Datenmanagement-System (DMS) ist nicht papierlos, fährt er fort. Ein gutes Beispiel dafür ist ein historischer Atlas aus Menden. Dieser und anderes Archivgut ist in seiner Entstehungsform auf Dauer sich zu verwahren und vor Beschädigung zu schützen. Die Raumsituation des Stadtarchives kann langfristig diese Sicherung nicht garantieren, im Keller macht Feuchtigkeit den Papieren zu schaffen und von den insgesamt 420 Quadratmetern am Westwall sind es insgesamt 270 Quadratmeter Magazinfläche, die sich im Keller befinden. Der Rest der Lagermöglichkeiten ist weit über die Kapazitätsgrenzen hinaus ausgeschöpft.
Das Archivkonzept soll den aktuellen Anforderungen an Räumlichkeiten entsprechen und perspektiv den künftigen Raumbedarf auf die nächsten 30 Jahre ermitteln. Das Stadtarchiv gibt auf fast jede Frage rund um die Vergangenheit von Menden und dessen Bewohnern eine Auskunft – und dass soll auch in Zukunft so bleiben. Die aktuelle Ausschreibung gilt zunächst erstmal dazu, einem Planungsunternehmen den Zuschlag zu geben. Die Konzeptausarbeitung folgt erst danach. Dennoch: Der erste Schritt für die Zukunft der Aufbewahrung der Stadtgeschichte ist getan.