Schwelm. Eine mehrtägige Schließung des Bürgerbüros wie im August soll es nicht mehr geben. Die Stadt Schwelm hat jetzt mitgeteilt, was sich ändern wird.
Sechs Tage lang im August musste das Bürgerbüro der Stadt Schwelm in der Moltkestraße aus Personalmangel geschlossen bleiben. Der Ärger in der Kreisstadt war groß und wurde zum Politikum. Nun hat die Verwaltungsspitze erstmals konkret erklärt, wie sie solche Vorkommnisse in Zukunft möglichst verhindern will.
Das Bürgerbüro ist praktizierter Bürgerservice, und die Schließung dieser Schnittstelle zu den Menschen in der Stadt sei „selbstverständlich die allerletzte Option und ist von keinem der Beteiligten in der Verwaltung leichtfertig getroffen worden,“ hatte Bürgermeister Stephan Langhard schon im August, wenige Tage nachdem der Ärger über die Schließung in der Stadt hochkochte, erklärt. Auf diese Haltung verwies Schwelms erster Mann auch jüngst im Hauptausschuss, wo die Verwaltungsspitze der Politik darlegte, wie sie das Bürgerbüro in Zukunft personell aufstellen will, um solch folgenschweren Ausfallzeiten möglichst zu vermeiden. Bekanntlich musste die Verwaltung die Einrichtung schließen, weil genau in der Zeit, als eine Kraft im Urlaub war, die drei verbliebenen krank ausfielen.
Es bringe nichts, den Ärger darüber noch einmal durchzuexerzieren, sagte Beigeordneter Ralf Schweinsberg im Ausschuss sinngemäß. Auch dazu hatte sich die Verwaltung schon im August ausführlich erklärt. „Für die Politik, aber auch die betroffenen Kolleginnen und Kollegen ist es jetzt besser, die Lehren daraus zu ziehen“. Die Verwaltungsspitze habe bereits die ersten Schritte dafür eingeleitet.
So sieht es aktuell noch aus
Der Stellenplan fürs Bürgerbüro der Stadt Schwelm umfasst laut Beigeordnetem Ralf Schweinsberg vier Stellen, die sich auf mehr als vier Personen aufteilen. Die personelle Lage bleibt auch ohne krankheitsbedingte Ausfälle angespannt. Denn: Eine junge Kollegin mit halber Stelle habe sich kurzfristig entschieden, woanders anzufangen, und zwei Kolleginnen absolvierten derzeit eine verwaltungsinterne zweijährige Fortbildung, für die sie tageweise immer montags ausfallen, teilte Ralf Schweinsberg mit. Die erste Verwaltungskraft schließt ihre Fortbildung im Mai 2022 ab. „Damit fehlen uns am Montag aktuell zweieinhalb Stellen.“
Ausfallzeiten werden seit dem 1. September dokumentiert
Immer wieder haben sich in der Vergangenheit Bürger über geschlossene Türen beim Bürgerbüro beschwert – unabhängig von der mehrtägigen Ausfallzeit im August. Auf Bitten der SPD-Fraktion wird dies künftig dokumentiert. Die Verwaltung hat damit rückwirkend zum 1. September begonnen, wie es aus dem Rathaus hieß.In Zukunft werden Anträge, Formulare etc. zunehmend auch digital von Zuhause aus gestellt bzw. ausgefüllt werden können. Das digitale Rathaus wird das Bürgerbüro bzw. in Zukunft das Service Center Schwelm aber nicht ersetzen. Davon ist Beigeordneter Ralf Schweinsberg überzeugt.Das direkte Gespräch und die persönliche Hilfestellung, z.B. beim Ausfüllen von Formularen, blieben in vielen Angelegenheiten unabdingbar.
Der personelle Engpass lässt sich auch nicht ohne weiteres beheben. „Es geht nicht, einfach Kräfte aus anderen Abteilungen der Stadt herauszunehmen und hier einzusetzen. Im Bürgerbüro arbeiten Fachkräfte, die eingearbeitet werden müssen, so Schweinsberg. „Außerdem: wenn ich Leute aus anderen Bereichen abziehe, würde ich woanders ein Loch reißen. Die Stadtverwaltung ist nun einmal eng besetzt“.
Der Beigeordnete erklärte, dass trotz der widrigen personellen Umstände das Bürgerbüro zu den angegeben Zeiten geöffnet habe. Im Hauptausschuss stellte er aber auch klar: „Mit dem aktuellen Personal ist es nicht möglich, in das alte System vor Corona zurückzukehren“. Sprich: Es bleibt erst einmal bei den Sprechzeiten nach Terminvergabe.
So soll es besser werden
Um Ausfälle zu kompensieren und Engpässe abzufedern, hat die Verwaltungsspitze bereits zwei Kräfte aus anderen Bereichen bestimmt, die bei Bedarf einspringen. Ihr eigentliches Betätigungsfeld ist der Fachbereich Finanzen und der Fachbereich Jugend. Momentan helfen sie in der Regel immer montags im Bürgerbüro aus, wenn die beiden angestammten Kolleginnen ihre Fortbildung haben.
Die vakante halbe Stelle wurde bereits ausgeschrieben. Das Bewerbungsverfahren läuft.
Eine Entlastung für die Fachkräfte im Bürgerbüro erhofft sich die Verwaltungsspitze auch von dieser Lösung: Zum 1. Januar wird das Team von einer weiteren Kollegin aus dem Fachbereich Jugend unterstützt, die im Bürgerbüro beim Telefondienst mithilft. „Wir sprechen hier von einfachen Auskünften oder Terminvereinbarungen. Das hält den Fachkräften im Büro den Rücken frei für Aufgaben, die nur sie erledigen können.“
Langfristige Perspektive
Das Rathaus möchte auch bei einer Entspannung der personellen Lage nicht ganz von der Terminvergabe im Bürgerbüro abrücken. „Unser Ziel ist eine Mischform. Die Erfahrung hat gezeigt, dass viele lieber Termine vereinbaren, weil sie dann besser planen können.“
Langfristig wird der Bürgerservice der Stadt Schwelm aber deutlich besser und breiter aufgestellt. Aus dem Bürgerbüro wird das Service Center Schwelm, das im Erdgeschoss des neuen Rathauses sein Zuhause haben wird. Beigeordneter Ralf Schweinsberg geht weiter von einer Rathaus-Eröffnung im Sommer 2023 aus.
Das Service Center Schwelm soll eine familienfreundliche Anlaufstelle für Verwaltungsangelegenheiten werden, „wo man nicht von Pontius nach Pilatus laufen muss“, so Ralf Schweinsberg. Dort sollen in Zukunft auch standesamtliche Fragen, Kita-Anmeldungen oder alle Formalitäten rund um den Zuzug oder das Bauen, um nur ein paar Beispiele zu nennen, erledigt werden können.
„Das Schwelmer Service Center wird personell größer aufgestellt, so dass wir dann auch besser auf Ausfälle reagieren können“, versicherte der Beigeordnete noch einmal mit Blick auf die ärgerliche Schließung im August, die es so hoffentlich nicht mehr geben wird.