Oberhausen. Wenn der Kollege über den großen E-Mail-Verteiler allzu weit ausholt, kann das Lesen dauern. Wissenschaftler vom Fraunhofer-Institut in Oberhausen haben eine Software entwickelt, die ausschweifende Schreiber warnt.

Unternehmen und ihre Mitarbeiter beklagen häufig, dass E-Mail-Nachrichten und Anhänge oft zu lang sind oder an Kollegen weitergeleitet werden, die der Inhalt gar nicht betrifft. Fraunhofer Umsicht hat für Microsoft Outlook das Anwendungsprogramm „MailScout“ entwickelt, das hilft, dies zu verhindern. Bis Ende des Jahres soll der Einsatz des Programms bei 90.000 internen und externen Mitarbeitern des Softwareherstellers SAP abgeschlossen sein.

„MailScout“ setze direkt beim Absender einer Mail an, heißt es in einer Pressemitteilung von Umsicht. „Es rechnet die Länge von Mails in Lesezeit um und gibt, angelehnt an die Ampelfarben, farbliche Signale zur Lesedauer“, sagt Thorsten Wack, Leiter Informationstechnik. Zusätzlich melde es, wenn viele Kontakte im Adress- oder im Cc-Feld eingepflegt werden. Der Verfasser werde sensibilisiert, aber weder zum Kürzen noch zum Streichen von Empfängern gezwungen.

Den richtigen Umgang mit Mails lernen

„Gleichzeitig erhält er je nach Unternehmen individuell festgelegte Empfehlungen zur Optimierung der Mail, Mitarbeiter können so direkt beim Schreiben den richtigen Umgang mit E-Mails lernen.“ Extra Schulungen über die E-Mail-Richtlinien eines Unternehmens, seien nicht erforderlich. „wie die Regeln aussehen, bestimmt der Kunde selbst. Die Software kann flexibel und individuell konfiguriert werden.“

Und was sagen die User? Die Teilnehmer des Pilotprojekts befürworteten zu 74 Prozent den „MailScout“, so Fraunhofer Umsicht.