Essen. Am 2. August 1984, also vor 30 Jahren, wurde in Deutschland die erste E-Mail verschickt. Längst hat die elektronische Post die Büros des Landes erobert. Ohne sie geht im Beruf (fast) nichts. In unserem Knigge erfahren Sie, wie lang E-Mails sein dürfen und warum Sie auch mal Smileys benutzen können.
Vor 30 Jahren, am 2. August 1984, erhielt der Karlsruher Informatik-Professor Werner Zorn als erster Deutscher überhaupt eine E-Mail. Mittlerweile ist die elektronische Post aus unserem Leben nicht mehr wegzudenken. Über 200 Milliarden Mails werden laut dem Internet-Portal Statista jedes Jahr allein in Deutschland verschickt.
Und auch, wenn Soziale Netzwerke und Apps der privaten E-Mail langsam den Rang ablaufen: im Beruf ist die elektronische Post immer noch unersetzlich. Trotzdem sind viele Menschen im Umgang mit E-Mails unsicher. Wie rede ich jemanden an? Wie lang darf eine E-Mail sein? Unser E-Mail-Knigge gibt die Antworten:
Wie schnell muss ich auf eine E-Mail antworten?
"Grundsätzlich gilt: eine E-Mail sollte nach einem Werktag beantwortet sein", sagt Kommunikationstrainerin Martina Dressel, die schon zwei Ratgeber zum Thema E-Mails geschrieben hat. Wenn es doch mal länger dauert, sollte man wenigstens Bescheid geben. "Schreiben Sie, bis wann Sie die Mail beantworten und setzen Sie sich dabei eine Frist, die Sie auf jeden Fall einhalten", sagt Dressel. Denn wer zu viel verspricht und eine Frist verpasst, verärgert andere nur unnötig.
Muss ich meinen Chef immer in "cc" setzen und ihm eine Kopie schicken?
Auf keinen Fall. "E-Mails sind nicht dazu da, den Chef darüber zu informieren, dass man arbeitet", sagt Martina Dressel. Nachrichten sollten immer nur an Menschen verschickt werden, die sich auch wirklich für deren Inhalt interessieren. Oder würde es Ihnen gefallen, wenn Ihr Postfach voller Mails ist, die Sie bloß langweilen?
Länge und Betreff - Fass' dich kurz und komm' auf den Punkt
Wie lang darf eine E-Mail sein?
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Das lässt sich nicht pauschal beantworten und hängt davon ab, wem Sie schreiben. Die Mail an einen Kollegen kann auch mal nur aus einem "OK" bestehen. Bei Geschäftspartnern oder Kunden sollten Sie sich natürlich etwas mehr Mühe geben. Aber auch hier gilt: fassen Sie sich kurz! "Die passende Länge hat eine E-Mail, solange man nicht scrollen muss, um sie komplett zu lesen", sagt E-Mail-Expertin Dressel.
Wichtig ist auch, klar zu sagen, wer eine Aufgabe erledigen soll. "Wenn in einer Mail an drei Personen steht, dass jemand Würstchen für das Sommerfest kaufen soll, fühlt sich am Ende keiner wirklich zuständig", erklärt Dressel.
Was gehört in den Betreff einer E-Mail?
Im Betreff sollte ganz klar stehen, worum es in der Mail geht. "Geben Sie dem Leser ein Motiv, die Nachricht zu öffnen", sagt Dressel. Anstatt "Einladung" zu schreiben, ist es besser eine "Einladung nach Berlin für den 20. August" zu verschicken. So weiß der Empfänger direkt, was von ihm verlangt wird.
Abwesenheitsnotiz immer - Lesebestätigung selten
Darf ich eine Lesebestätigung für eine E-Mail verlangen?
Sie sollten zumindest sehr sparsam damit umgehen. Manchmal kann die Lesebestätigung aber eine große Hilfe sein. Etwa bei Kollegen, die regelmäßig behaupten, E-Mails nicht bekommen zu haben. Oder, wenn Sie eine E-Mail mit wichtigen Infos verschicken und sicher gehen wollen, dass sie auch angekommen ist.
Darf ich nachfragen, ob eine E-Mail angekommen ist?
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"Wer schon nach ein paar Stunden auf eine Antwort pocht hat nicht verstanden, wie E-Mails funktionieren", sagt Martina Dressel. Manche Menschen würden eben nur zwei Mal am Tag ihren Posteingang überprüfen. "Wer eine schnelle Antwort will, sollte besser telefonieren."
Brauche ich eine Abwesenheitsnotiz, wenn ich in den Urlaub fahre?
Auf jeden Fall. Sonst dürften sich viele Leute wundern, warum ihre E-Mails nicht beantwortet werden. Schreiben Sie in die Notiz, weswegen Sie nicht antworten können und sagen Sie auch, bis wann Sie unterwegs sind. Wichtig ist es auch, immer eine Alternative anzubieten. "Nennen Sie in der Notiz auf jeden Fall einen Kollegen, der Sie im Notfall vertritt", sagt Martina Dressel.
Wann Smileys und ein lockerer Ton erlaubt sind
Wie ernst muss ich eine E-Mail formulieren?
Das hängt ganz vom Empfänger ab. Kollegen müssen natürlich nicht mit "Sehr geehrter Herr..." angeschrieben werden. Bei Kunden und Geschäftspartnern gilt aber ein anderer Ton. "Im Zweifel sollte hier lieber etwas konservativer formuliert werden", sagt Martina Dressel.
Darf man auch mal Smileys benutzen?
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Im Kontakt mit Geschäftspartnern und Kunden natürlich nicht. Wenn Sie eine E-Mail an Kollegen schreiben, kann ein Smiley aber manchmal sogar ziemlich nützlich sein. "In einer E-Mail kann ich normalerweise nicht erkennen, was der Schreiber sich gedacht hat. Ein Witz kommt manchmal wie ein ernst gemeinter Vorwurf rüber. Ein zwinkernder Smiley kann deshalb so manche Situation entschärfen", sagt E-Mail-Expertin Martina Dressel.
Wann man besser zum Telefonhörer greift
Wann sollte ich besser keine E-Mail schreiben?
Wenn es kompliziert wird. Bevor schwierige Themen lang, breit und missverständlich in einer E-Mail aufgeschrieben werden, sollten Sie besser zum Telefonhörer greifen. Das gilt vor allem dann, wenn Sie mit Rückfragen auf Ihre E-Mail rechnen. So lösen Sie nur langwierige Ping-Pong-Mails voller Fragen, Rückfragen und Gegenfragen aus. Das kostet Zeit und Nerven.
Außerdem sollten Sie niemals E-Mails schreiben, um Konflikte mit Kollegen auszutragen. "Da schaukeln Sie sich nur unnötig hoch. Wenn Sie Probleme haben, klären Sie das besser im persönlichen Gespräch", rät Martina Dressel.