Hamburg. Von A wie Abstand bis Z wie Zoom-Konferenz: Das raten Profis Beschäftigten, die ihr Büro im eigenen Haus einrichten dürfen oder müssen.

Seit Mittwoch gilt eine neue Homeoffice-Pflicht zur Eindämmung der Corona-Pandemie. Danach müssen Arbeitgeber ihren Beschäftigten anbieten, Büroarbeit daheim auszuführen – wenn keine zwingenden betriebsbedingten Gründe entgegenstehen. Millionen Frauen und Männer in Deutschland arbeiten während der Pandemie ohnehin bereits seit Monaten mehr oder weniger von zu Hause aus, nach Umfragen etwa 45 Prozent aller Berufstätigen.

Auch große Hamburger Arbeitgeber wie Otto, Beiersdorf und Unilever bieten ihren Angestellten seit fast einem Jahr die Möglichkeit, sich das Pendeln in die Firma zu ersparen. Und selbst in der Industrie, die mit ihren Fertigungsstraßen in den Werkshallen wohl noch am wenigsten für das Homeoffice geeignet ist, arbeitet fast jeder Vierte von daheim, hat ein aktuelle Umfrage unter norddeutschen Unternehmen ergeben.

Wie sind die besten Bedingungen für ein angenehmes Arbeiten in der eigenen Wohnung? Das Abendblatt beantwortet wichtige Fragen zum Homeoffice.

Wie sollte der Arbeitsplatz aussehen?

Das Institut für Arbeit und Gesundheit der gesetzlichen Unfallversicherung empfiehlt, ein Notebook mit separater Tastatur und Maus zu verwenden, sodass die ergonomische Situation verbessert wird. Auch ein zusätzlicher Bildschirm ist sinnvoll. Mit einem geeigneten Schreibtisch und einem Büroarbeitsstuhl kann eine gute Arbeitsplatzsituation im Home­office geschaffen werden.

Wie ist die optimale Sitzposition?

Die Füße stehen am Boden, Ober- und Unterschenkel bilden einen Winkel von etwas mehr als 90°. Der Blick zum Bildschirm ist leicht nach unten gerichtet, der Sehabstand zwischen Augen und Bildschirm beträgt 50 bis 80 Zentimeter. Tisch und Bildschirm sind frei von störenden Reflexionen und Blendungen aufgestellt, das Tageslicht kommt von der Seite. Die Tischhöhe ist so eingestellt, dass die Unterarme bei Aufliegen auf der Tischplatte mit den Oberarmen einen rechten Winkel bilden.

Wie sollte das Notebook ohne separaten Bildschirm platziert werden?

Das Gerät sollte etwa auf einem Stapel Bücher stehen, sodass der obere Displayrand ungefähr auf Augenhöhe ist. Etwas ansehnlicher und teils ergonomischer funktioniert das Ganze mit speziellen Notebookständern, die ab rund 15 Euro zu haben sind. Es gibt Modelle, die eine Position vorschreiben, andere lassen sich in Neigung und Höhe verstellen. Wer auch mal stehend am Schreibtisch arbeiten möchte, findet Hubplattformen, die das Notebook stufenlos hochfahren können. Diese werden aber eher unter einer Bezeichnung wie höhenverstellbarer Schreibtischaufsatz verkauft. Kosten: mindestens rund 100 Euro.

Was für eine Beleuchtung ist gut?

Der Arbeitsplatz soll laut Institut für Arbeit und Gesundheit ausreichend hell sein. Dazu kann eine zusätzliche Steh- oder Tischleuchte genutzt werden. Eine Sichtverbindung nach außen verbessert die Stimmung. Abends, spätestens zwei Stunden vor dem Schlafengehen, sollten Arbeitnehmer warmweißes Licht nutzen.

Wie beugt man Rückenschmerzen vor?

Um dem Bewegungsmangel entgegenzuwirken, ist es wichtig, die Arbeit am Bildschirm regelmäßig durch Haltungswechsel oder andere Tätigkeiten zu unterbrechen. So können Beschäftigte etwa im Stehen telefonieren.

Wie kann man Energiekosten sparen?

Die Bauart des Computers beeinflusst den Strombedarf erheblich. Ein Standard-Laptop für typische Büroanwendungen verbraucht während eines achtstündigen Arbeitstages im Dauerbetrieb etwa 0,2 Kilowattstunden, ein Desktop-PC mit vergleichbarer Leistung ungefähr das Dreifache, ermittelten die Energieberater der Hamburger Verbraucherzentrale. In sechs Wochen Homeoffice ergibt das zwei Euro Stromkosten für den Laptop und sechs Euro für den Desktop-PC. Hochgerüstete Gamer-PCs sollten nicht über einen längeren Zeitraum im Homeoffice verwendet werden, da deren hohe Leistungsfähigkeit zu 70 Prozent höheren Stromverbrauch im Vergleich zum Standard-PC führen kann. In Arbeitspausen sollte jeder PC in den Energiesparmodus versetzt werden. In den Energieoptionen lassen sich die Spar-Einstellungen vornehmen. Nachts und bei längeren Arbeitspausen sollte der PC ausgeschaltet sein.

Wie effizient arbeitet die Infrastruktur?

Router sind laut der Hamburger Verbraucherzentrale zu Großverbrauchern geworden. Sie verbinden den PC in der Regel über eine WLAN-Verbindung mit dem Internet. Ihr Verbrauch lässt sich verringern, wenn Datenübertragungsfunktionen zeitlich begrenzt und die Router nachts abgeschaltet werden. Wer in der Nacht außerdem WLAN-Empfänger wie PC, Handy oder Smart TV komplett ausschaltet, verringert damit auch den Stromverbrauch des Routers. Die Energieberater empfehlen zudem abschaltbare Mehrfachsteckdosen, da einige elektrische Geräte, die in der Steckdose stecken, auch im Stand-by-Betrieb weiter Strom verbrauchen. Durch die Abschaltung der Mehrfachsteckdose wird dies verhindert.

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Wie kann man die Sicherheit bei der Arbeit daheim gewährleisten?

Der Digitalverband Bitkom empfiehlt, aktuelle Softwareversionen sowie Antivirensoftware zu verwenden und regelmäßig Updates zu installieren – so wird bestmöglich sichergestellt, dass Schadsoftware, die über Webseiten oder auch E-Mails eingeschleust werden soll, rechtzeitig erkannt wird. Die Beschäftigten sollten einen VPN-Zugang nutzen, falls keine Cloud-basierten Dienste eingesetzt werden. Eine sogenannte VPN-Verbindung muss der Arbeitgeber einrichten. Dann wird aller Datenverkehr darüber verschlüsselt, sodass kein Dritter Einblick nehmen kann. Auch komplexe Passwörter schützen. Zudem sollte eine Zwei-Faktor-Authentifizierung eingesetzt werden. Dabei muss neben dem Passwort zum Beispiel noch ein Code eingegeben werden, der nur auf dem eigenen Smartphone von einer App generiert oder per SMS zugeschickt wird. Vorsicht ist geboten bei dubiosen oder auffälligen E-Mails von unbekannten Absendern mit Corona-Bezug – es gibt aktuell Fälle von Phishing-Attacken mit solchen E-Mails. Darüber kann Schadsoftware eingeschleust werden, die sich dann im Firmennetz verbreitet.

Wie nutze ich Kopfhörer zum Arbeiten?

Ein Kopfhörer im Homeoffice ist sinnvoll, wenn sich damit auch telefonieren lässt. Tatsächlich sind die allermeisten aktuellen Modelle als Headset aufgebaut, sie vereinen also einen Kopfhörer und ein integriertes Mikrofon für Telefonate. Dabei ist es unerheblich, ob ein Smartphone oder ein Notebook für die Anrufe zum Einsatz kommt. Das Mikrofon kann direkt in den Kopfhörern stecken, etwa bei In-Ear-Modellen, die in den Ohren sitzen, oder es ist als kleines Element im Kabel integriert. Viele Produkte lassen sich kabellos per Bluetooth mit dem Handy oder Computer verbinden. So gehört das Verheddern der Kabel der Vergangenheit an. Wer zu Hause häufig Störgeräusche hat, kann zudem einen ohrumschließenden und damit bequemen Bluetooth-Kopfhörer wählen, der mit Noise-Cancelling (Geräuschunterdrückung) arbeitet. Ein solcher Kopfhörer analysiert den Umgebungslärm und filtert ihn heraus. Dabei bleiben der Chef am Telefon oder die Kollegen in der Videokonferenz gut verständlich, selbst wenn der Hund bellt oder die Kinder Ball spielen. Auch bestimmte Mikros können Störgeräusche unterdrücken.

Wie gestalte ich meine Teilnahme in Videokonferenzen?

„Wie im klassischen Arbeitsleben sollten Berufstätige auch im Homeoffice auf einen professionellen Auftritt achten“, sagt Lisa Allegra Markert, Referentin Arbeitsrecht und Arbeit 4.0 beim Digitalverband Bitkom. Dazu gehöre etwa, sich dem Tätigkeitsfeld entsprechend angepasst zu kleiden – der Bankmitarbeiter wird dabei formeller auftreten als der Sozialarbeiter. Alle gängigen Videokonferenzsysteme bieten den Nutzern auch die Möglichkeit, den Hintergrund zu personalisieren. Das bietet sich gerade dann an, wenn die Umgebung des Arbeitsplatzes nicht in einer Videokonferenz gezeigt werden sollte. Bei der Auswahl des Hintergrundbildes ist ebenfalls darauf zu achten, dass es zur Tätigkeit passt. Markert: „Ein Strandbild von den Malediven sollte da eher die Ausnahme sein.“

Wie kann man bei Videokonferenzen das Hintergrundbild ändern?

Bei den gebräuchlichen Programmen Zoom und Teams ist diese Einstellung schnell gemacht. In einem Zoom-Meeting können Nutzer auf das Bedienelement „Mehr“ tippen. Hier erscheint als Option „Virtueller Hintergrund“. Dann hat der Nutzer die Wahl zwischen Bildern oder kann auf + tippen, um ein eigenes Foto hochzuladen. Bei Teams kann man während eines Videoanrufs auf die drei Punkte in der Menüleiste klicken und „Hintergrundeffekte anzeigen“ wählen. Rechts erscheinen die verfügbaren Effekte, eine „Vorschau“ ist möglich.

Welche Ansprüche sollte Führung im Homeoffice erfüllen?

Vorgesetzte können die Mitarbeiter ganz direkt fragen, welche Ideen sie haben, um die Arbeit auch unter den momentanen Einschränkungen gemeinsam gut zu bewältigen, empfehlen Experten der Unfallkasse. Es sollte darüber gesprochen werden, was der Vorgesetzte sich gerade in dieser Situation von ihnen erhofft. Dabei sollte die fachliche Expertise des Teams eingebunden werden. Sinnvoll sei auch zu zeigen, dass sich auch die Führungskraft in einer Ausnahmesituation mit neuen Vorgaben und schnellen Entscheidungen befindet. Es sei sinnvoll, gemeinsam an einem Strang zu ziehen, um Lösungen zu finden. Homeoffice heißt auch, dass Führungskräfte weniger Einfluss auf das Wie und Wann haben. Das bedeutet, dass sie Vertrauen in die Eigenverantwortung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben müssen.

Wie können Führungskräfte digitale Technologien nutzen?

Experten empfehlen, dass Vorgesetzte digitale Sozialräume einrichten und Videokonferenz-Treffen mit ihrem Team organisieren. Auch mit Messenger-Diensten wie WhatsApp können soziale Kontakte aufrechterhalten werden. Eine Übersicht über kostenfreie Kommunikations-Angebote im Netz bietet der Digitalverband unter www.bitkom.org.

Welche steuerlichen Vorteile gelten?

Arbeitnehmer können während der Krise leichter Ausgaben für das Homeoffice in der Steuererklärung geltend machen. Pro Tag im Homeoffice kann man fünf Euro ansetzen, maximal aber 600 Euro im Jahr. Die Sonderregelung ist für die Jahre 2020 und 2021 gültig. Allerdings zählt die Summe zu den Werbungskosten, für die ohnehin 1000 Euro pauschal angerechnet werden. Nur wer mit seinen Ausgaben darüber kommt, profitiert von der Sonderregel.

Welche Freiheiten bietet Homeoffice?

Die Grenze des Erlaubten ist überschritten, wenn ein Beschäftigter, der zu Hause arbeiten soll, bei einem zweistündigen Einkaufsbummel beobachtet wird oder er einen Zweitjob angenommen hat, sagt Michael Fuhlrott, Professor für Arbeitsrecht an der Hochschule Fresenius. Dann könnten Detektive zum Überwachen eingesetzt werden. Kein Problem ist nach Angaben des Hamburger Juristen hingegen, etwa im Ferienhaus mit WLAN-Anschluss zu arbeiten. Denn hier sei nicht der Ort der Beschäftigung ausschlaggebend, sondern die Tatsache, dass wie vereinbart beispielsweise acht Stunden am Tag gearbeitet werde.

Was tun, wenn Arbeitgeber das mögliche Homeoffice nicht akzeptieren?

Hier wird es knifflig: Sollten Gespräche mit dem Arbeitgeber nichts bringen und dieser sich weigern, obwohl die Arbeit problemlos von zu Hause gemacht werden könnte, sollen sich Arbeitnehmer an den Betriebsrat wenden, sofern es einen gibt, empfehlen Arbeitsministerium und Deutscher Gewerkschaftsbund. Im Konfliktfall wird auch die Arbeitsschutzbehörde des jeweiligen Bundeslandes als Ansprechpartner genannt, die für die Durchsetzung der Regeln zuständig ist. Auf Verlangen der Behörde müsse der Arbeitgeber dann Gründe darlegen, weshalb Homeoffice nicht möglich sei. Im „allergrößten Notfall“ sind laut Arbeitsminister Hubertus Heil (SPD) Bußgelder möglich. Theoretisch bis zu 30.000 Euro. Auf einem anderen Blatt steht dabei, ob Arbeitnehmer einen solchen Konflikt überhaupt eingehen würden.

Kann der Arbeitgeber Beschäftigte zum Homeoffice verpflichten?

Nein. Für die Beschäftigten bestehe keine Verpflichtung zur Annahme eines Home­office-Angebots, so das Bundesarbeitsministerium: „Eine abweichende Festlegung des vertraglichen Arbeitsortes bedarf in jedem Fall einer entsprechenden arbeitsvertraglichen Regelung zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten oder einer Betriebsvereinbarung.“