Reinbek. Ab sofort können Anwohner Termine online buchen. Das neue System soll Besucher und Mitarbeiter entlasten.
Nummern ziehen und lange Wartezeiten sind im Bürgerbüro des Rathauses ab sofort Geschichte. Die Stadt macht in Sachen Digitalisierung einen Schritt nach vorn und führt mit dem System FrontDesk eine neue Möglichkeit zur Terminvergabe ein. Seit gestern lassen sich Termine bequem online buchen oder zu flexiblen Zeiten im Rathaus. Bürgermeister Björn Warmer sagt: „Wir wollen uns völlig neu erfinden.“
Alle Termine praktisch online buchen
Gut ein Jahr lang suchte die Verwaltung nach einer smarten Lösung, um die Kollegen im Bürgerbüro zu entlasten und auch, um den Besuch für Bürger im Rathaus möglichst angenehm zu gestalten. „Denn Reinbek wächst und auch die Aufgaben im Bürgerbüro werden aufwendiger und dauern länger. Das sorgt für wartende Kunden“, weiß Warmer.
Jan Behrenbruch, Stabstelle für Strategie und Entwicklung in der Stadt, ist auf den dänischen Anbieter und Marktführer im Bereich Bürgerservice FrontDesk aufmerksam geworden. Reinbek ist nun die erste Kommune in Deutschland, die das intelligente System einführt. In der vergangenen Woche installierte FrontDesks Systemadministrator Frank Mortensen die Komponenten im Rathaus. Das System wird die Stadt gut 2000 Euro pro Monat kosten.
Das System besteht vor allem aus dem Serviceterminal im Foyer des Rathauses, der im Wesentlichen dazu dient, Termine zu buchen. Dort können Bürger frei entscheiden, ob sie den nächst freien Termin auswählen, lieber ein paar Stunden oder sogar Tage später kommen. Die Termindauer ist aufgrund von Erfahrungswerten auf die gebuchten Vorgänge angepasst. Wartezeiten von bis zu zwei Stunden sind im neuen System undenkbar, viel mehr sollen Kunden sogar teilweise früher drankommen können.
1700 Besucher pro Monat
Noch praktischer: Die Sprechzeiten im Rathaus lassen sich auch ganz bequem online unter www.reinbek.smartqueue.dk buchen. Der Link ist auf der Startseite der Reinbek-Homepage zu finden. Die Online-Terminvergabe deckt alle Angebote des Bürgeramtes ab. Es können unter anderem Termine zum Antrag auf einen neuen Personalausweis, Führerschein oder zur Wohnsitzanmeldung gebucht werden.
Das Verwaltungsteam empfiehlt die Online-Buchung. Denn so bekommen die Kunden eine Terminerinnerung und einen Hinweis, welche Unterlagen mitzubringen sind. „Wir beobachten, das oft Unterlagen vergessen werden. Wir müssen die Bürger dann wieder nach Hause schicken, das ist für beide Seiten frustrierend“, sagt Björn Warmer.
Ein Bildschirm zeigt den Bürgern an, wann und wo sie ihren Termin haben, die Infos werden zudem für Sehbehinderte ausgerufen. Acht Mitarbeiter hat das Bürgerbüro aktuell. Drei bis fünf von ihnen stehen für Kundengespräche zur Verfügung. An höher frequentierten Tagen springen Kollegen flexibel ein – beispielsweise am Montag, Donnerstag Abend und Dienstag Mittag. 1700 Anwohner besuchen durchschnittlich pro Monat das Bürgerbüro.
System hat sich bewährt
Gabriele Lange ist Leiterin des Bürgerbüros und beobachtete gestern am frühen Nachmittag: „Bisher bewährt sich das System. Wir hatten noch keine Wartezeiten und es gibt einige Online-Reservierungen. Die Besucher kommen mit dem Terminal gut klar. Wenn nicht, dann hilft Marion Freimann, die in der Zentrale sitzt, gerne weiter.“
Zukünftig möchte die Verwaltung das System auf das ganze Rathaus ausweiten. Der nächste Meilenstein in Sachen Digitalisierung wird die neue Homepage sein, die im August online gehen soll. „Auch unsere Präsenz in den sozialen Medien möchten wir noch verbessern“, sagt Bürgermeister Björn Warmer.