Die Auszeichnung wurde anlässlich des 200. Geburtstages des Reichsfreiherrn Heinrich Friedrich Karl vom und zum Stein am 26. Oktober 1957 gestiftet. Der preußische Beamte, Staatsmann und Reformer (1757 bis 1831) gilt als Vordenker des dezentralen, sich selbst regierenden demokratischen Staates.

Mit dieser Nadel werden Frauen und Männer geehrt, die sich durch ihre ehrenamtliche Tätigkeit besondere Verdienste um die kommunale Selbstverwaltung erworben haben.

Vorschlagsberechtigt sind die Landräte, die Oberbürgermeister und Bürgermeister der kreisfreien Städte sowie die Bürgermeister der Städte über 20 000 Einwohner.