Arnsberg. Externer Projektsteuerer aus Dortmund setzt Ampelzeichen, wenn sich Kosten, Termine oder Qualität der Rathaussanierung ändern.
Einhaltung von Kosten, Terminen und Qualität - hierum dreht sich alles in den Planungen für die Sanierung des Arnsberger Rathauses. Um im manchmal spannungsgeladenen Dreieck von Kosten, Terminen und Qualität ein Optimum zu erzeugen, werden in vielen Bereichen der Rathaussanierung zahlreiche Varianten hinsichtlich der drei Kriterien geprüft. So ist es zu erklären, dass die Stadt bereits 2018 mit den Planungen für die Rathaussanierung begann. Im Gespräch mit unserer Zeitung nannten der städtische Projektleiter Michael Bartnik und seine Stellvertreterin Ingrid Rengier beispielhaft einzelne Planungsbereiche und deren komplexe Entscheidungswege.
Viele Wünsche unter einen Hut bringen
Die zentrale Einrichtung für die Planung der Rathaussanierung ist die „Fachgruppe Koordinationsbesprechung“, in der Fachplaner der Stadt, Projektleitung sowie externe Dienstleister (insbesondere Gebäude- und Landschaftsarchitekten) zusammenkommen. Zu deren fachlichen Ausführungen können die in diesem Gremium ebenfalls vertretene Gleichstellungsbeauftragte, die Personalratsvorsitzende, der Klimaschutzbeauftragte und die Vertreterin der Behindertenhilfe Stellungnahmen abgeben. Dann sind die manchmal unterschiedlichen Interessen und auch Änderungswünsche unter den Gesichtspunkten von Kosten, Terminen und Qualität unter einen Hut zu bringen.
Planung für Rathaussanierung begann schon 2018
Bereits 2018 wurde mit den Planungen für die Rathaussanierung begonnen; der Baubeginn ist für September 2021 vorgesehen. Viele Bürger fragen sich, warum das alles so lange dauert.
Der städtische Projektleiter Michael Bartnik verweist auf die dringend notwendigen Vorbereitungs- und Planungszeiten und nennt dafür als Beispiel die Beschaffung von Ersatz-Räumen für die Arbeitsplätze von 307 Mitarbeitern, die während der Sanierungsarbeiten das Rathaus komplett verlassen werden.
Allein für Interimslösungen wurden von der Stadt Arnsberg insgesamt 20 bis 25 Objekte geprüft, von denen dann fünf Gebäude übrig blieben.
Mitglied der „Fachgruppe Koordinationsbesprechung“ ist auch ein externer Projektsteuerer aus Dortmund, der für alle Bereiche Monats- und Quartalsberichte hinsichtlich der Einhaltung von Kosten, Terminen und Qualität verfasst und Ampelzeichen (rot, grün oder gelb) setzt. „Den externen Projektsteuerer könnte man mit einem Seemann im Ausguck eines Segelschiffs vergleichen: Er gibt rechtzeitig Alarm, wenn Gefahr droht, das heißt für uns: Die Vorgaben in einzelnen Bereichen könnten künftig nicht mehr den ursprünglich definierten Vorgaben bezüglich Kosten, Zeitplan und Qualität entsprechen“, so Bartnik.
Informationsfluss ist klar geregelt
Die „Fachgruppe Koordinationsbesprechung“ macht detaillierte inhaltliche Mitteilungen über den Planungsfortschritt und (nach Baubeginn im September 2021) über den Baufortschritt bei der Rathaussanierung. Diese Mitteilungen gehen an die so genannte „Lenkungsgruppe“, die insbesondere mit Bürgermeister, Kämmerer, Baudezernent und Rechtsabteilungschef besetzt ist. Beratend wird dort die Projektleitung mit Bartnik und Rengier tätig.
Sollte es bei Kosten, Terminen oder Qualität erhebliche Abweichungen gegenüber den ursprünglichen Vorgaben geben, ist die Baukommission zu informieren, die mit Vertretern aller Ratsfraktionen besetzt ist. Diese Kommissionsmitglieder informieren ihre Fraktionen, damit diese dann im Planungsausschuss oder im Rat über gravierende Änderungen letztlich beschließen.
Als Beispiel für einen solchen Entscheidungsweg bis zum Planungsausschuss nennt Bartnik die Gestaltung der Südfassade („Kopfseite“ des Hochbaus gegenüber der Ruhr). Gegenüber dem ursprünglichen Entwurf der Kölner V-Architekten war darüber zu entscheiden, wie der Entwurf aus Gründen der Bau-Aussteifung geändert werden soll: Mit X-Elementen in der Mitte oder mit seitlicher Bauaussteifung. Aus Kostengründen entschieden sich die städtischen Gremien für seitliche Bauaussteifung.
Büro-Fachplaner eingeschaltet
Bei den Planungen für die Rathaussanierung gibt es nicht nur hierarchisch angeordnete Entscheidungsebenen. Um viele Mitarbeiter aus dem Rathaus in die Gestaltung der neuen Büros mit einzubinden und im Endeffekt bedarfsgerecht die Räume auszustatten, werden Infos aus der Basis der Fachdienste gesammelt. Zur Realisierbarkeit von Wünschen ließ sich die Stadt vom externen Dienstleister „Connect Sense“ aus Witten beraten, um eine optimale Lösung für Raumstruktur und Möblierung in den künftigen neuen Rathaus-Büros zu finden. Dabei bestand auch Gelegenheit, in Witten ein Bürolabor mit Ausstattungsvarianten kennen zu lernen. „Im Endeffekt werden im sanierten Rathaus vielfach Büros mit zwei Arbeitsplätzen entstehen. Dabei können zwei Schreibtische in Blockstellung für vis-a-vis sitzende Kollegen oder in wandorientierter Schreibtischstellung (Rücken gegenüber Rücken) aufgestellt werden“, so Ingrid Rengier.
Michael Bartnik und Ingrid Rengier bevorzugen übrigens bereits in ihrem Büro an der „Hellefelder Straße 8“ die letztere Form, weil dadurch ein Gang um den Schreibtisch des Kollegen/der Kollegin überflüssig wird, um an dessen/deren PC-Bildschirm etwas zu besprechen. Im kleineren Umfang gibt es im neuen Rathaus Team-Büros mit zum Beispiel vier Arbeitsplätzen in einem Raum. Bei den Planungen war außerdem zu berücksichtigen, dass pro Rathausmitarbeiter ein durchschnittlicher Aktenumfang von 6,50 laufenden Metern definiert worden ist. Dem Sozialbereich und dem Standesamt, die besonders viele Akten haben, wurden mehr Kapazitäten eingeräumt.
Weitere Folgen aus der WP-Serie zur geplanten Rathaussanierung findet man unter
wp.de/rathausarnsberg