Volmarstein. Zwei große Namen in direkter Nachbarschaft: AHE und Abus haben erstmals gemeinsam ein Projekt erarbeitet, das auf große Nachfrage stoßen wird.
In den meisten Unternehmen gibt es eine Vielzahl an Akten, die trotz der Digitalisierung anfallen Aber irgendwann landen sie doch in der Tonne. Sensible Daten sollen dabei aber richtig vernichtet werden. Ein Fall für die AHE als Entsorgungsunternehmen. Doch wie kann eigentlich sichergestellt werden, dass die Akten nicht aus der Mülltonne heraus eingesehen werden, sich also Unbefugte Zugriff verschaffen? Da kommt der Sicherheitsexperte Abus ins Spiel. Und genauso entsteht eine Kooperation zwischen den beiden Nachbarunternehmen.
„Ich habe auch so eine Aktentonne in meinem Büro stehen. Momentan ist da noch ein Vorhängeschloss dran“, schildert Bürgermeister Frank Hasenberg die Situation. Abus-Projektleiter Dr. Reimer Hintzpeter nickt bei diesen Worten. „In vielen Betrieben ist es so, dass das Vorhängeschloss aber dann meist offen steht, weil es bequemer ist“, weiß er zu berichten. Also muss eine Lösung her, die für alle Beteiligten sicher und einfach in der Handhabung ist.
Rund um die Uhr überwacht
Smarte Schließsysteme sind für Abus nichts Neues mehr. Diese allerdings an Aktenvernichtungstonnen anzubringen schon. Mit dem sogenannten IoTect-Schließmodul können die Tonnen von AHE nun rund um die Uhr überwacht und gesteuert werden. Versucht jemand, die Tonne unerlaubt zu öffnen, schlägt sie Alarm. Wird sie von Unbefugten bewegt, ertönt ebenfalls ein lauter Ton. Zusätzlich wird der Alarm per Push-Nachricht gemeldet. Unternehmen können außerdem festlegen, wer welche Tonne in welchem Bereich öffnen darf. Entriegelt werden kann das Schloss per App auf dem Handy.
Möglich ist das durch die Abus cMap. Das ist ein Online-Portal, dass sich in einer Datenwolke befindet. Darüber werden sowohl die Schlösser als auch die User zentral gesteuert und verwaltet. In der Plattform gibt es eine Kartei, in der alle relevanten Informationen rund um das Schloss und seine Verwendung dargestellt werden. Unternehmen haben darüber die Möglichkeit, ganz individuell die Zugriffsrechte zu verteilen und diese sowohl zeitlich als auch räumlich zu beschränken. „Neben der noch mal gesteigerten Sicherheit durch Lokalisierung und dynamisches Zugriffsmanagement ermöglichen wir im konkreten Fall der ,Digitalen Aktenvernichtungstonne’ unserem Nachbarunternehmen AHE gleichzeitig ein schlankes, an die Bedürfnisse ihrer Kunden anpassbares Prozessmanagement mit flexibler Steuerung und digitaler Dokumentation“, erläutert Dr. Thomas Becker, Mitglied der Geschäftsführung der Abus-Gruppe. Und damit spricht er gleich zwei wichtige Aspekte an. Dank der digitalen Lösung ist es möglich, dass die Unternehmen direkt die Belege zur Dokumentation der Aktenvernichtung parat haben. Zum anderen ist es möglich, diese smarten Lösungen individuell auf die Kundenbedürfnisse zu zuschneiden. „Wir sprechen mit den Unternehmen und bieten Lösungen auf ihre Fragen“, so Hintzpeter. Daher werden die smarten Aktenvernichtungstonnen auch nicht in großer Stückzahl produziert, sondern auf individuelle Anforderungen hin erstellt. Zunächst wird das vorgestellte System bei 30 Kunden auf die Nutzerfreundlichkeit getestet. „Das System steht, aber wir wollen wissen, ob es für die Nutzer auch wirklich komfortabel ist oder ob noch Anwendungen fehlen“, erläutert der Projektleiter.
Varianten auch für Smartphones denkbar
Johannes Einig, Geschäftsführer der AHE, freut sich über die Kooperation mit den Nachbarn: „Abus steht wie kein anderes Unternehmen für höchste Sicherheit und Qualität. Gerade bei diesen höchst sensiblen Daten – die Datenschutzgrundverordnung DSGVO ist in aller Munde – müssen unsere Kunden auf den sicheren Umgang vertrauen können. Wir freuen uns, als Partner von Abus eine solche Innovation mitgestalten zu können.“ Zumal die Vernichtung der Papierakten noch nicht das Ende der Fahnenstange sei. „Wir können uns sehr gut vorstellen, das auch bei Handys und IPads fortzuführen, denn auch auf diesen Geräten befinden sich viele private Daten, die irgendwann auch sicher vernichtet werden sollten“, so Einig.