Arnsberg. Das ist neu - und verpflichtend: Warum Elektronische Rechnungen nicht mehr im Spamordner landen dürfen. Was es zu beachten gilt. Was heimische Betriebe davon halten.
André Berude hat eine klare Botschaft an alle heimischen Unternehmer: „Man kann sie nicht ablehnen“, stellt der Mitarbeiter der Industrie- und Handelskammer (IHK) Arnsberg Hellweg-Sauerland kurz und knackig klar. „Sie“ das ist die Elektronische Rechnung (E-Rechnung), deren „Handling“ seit Jahresbeginn verpflichtend ist - sowohl für große Betriebe als auch für Klein(st)-Unternehmen. Was genau dahinter steckt, haben wir recherchiert:
Ganz wichtig: Zunächst ist erst einmal „nur“ der Empfang solcher Rechnungen Pflicht. „Erhält ein Unternehmen eine E-Rechnung, sind Mitarbeitende dazu verpflichtet, diese auch zu verarbeiten“, erklärt Berude. Also - obwohl es sich bei den per Mail eingehenden Dokumenten auf den ersten Blick lediglich um eine Kombination aus Zahlen und Buchstaben zu handeln scheint - nicht etwa einfach in den Spamordner „wegbomben - und gut isses“... Es gibt speziell entwickelte Programme, sogenannte „Viewer“, deren Hilfe zur Entzifferung in Anspruch genommen werden kann. Die aktuelle Version ZUGFeRD 2.2 steht jedem kostenfrei als Download auf der Webseite des „Forums elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD) zur Verfügung. Allerdings benötigt man eine Software beziehungsweise ein Rechnungsprogramm, das die Integration von ZUGFeRD unterstützt.
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Fassen wir zusammen: Seit 2. Januar 2025 ist der Empfang elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich grundsätzlich verpflichtend. Es wird nur noch zwischen der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) und sonstigen Rechnungen unterschieden. Die Rechnung im PDF-Format gilt dabei nicht als elektronische Rechnung.
Was gilt grundsätzlich für den Rechnungsempfänger? Der Empfang der E-Rechnung ist von allen Unternehmen einzurichten! Auch Unternehmen mit ausschließlich Privatkunden oder Kleinunternehmer ohne Ausweis der Umsatzsteuer auf der Rechnung sollten sicherstellen, dass zumindest der Empfang der E-Rechnung ermöglicht werden kann. Im Gegensatz zu den bisherigen Regelungen ist die Ausstellung der „neuen“ E-Rechnung nicht mehr an die Zustimmung des Rechnungsempfängers gebunden.
Eine Zustimmung ist nur noch für elektronische Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien) oder in Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht (zum Beispiel bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen).
Externe Dienstleister beauftragen?
Rechnungsersteller und -empfänger sollten sich im Idealfall vorab auf einen Übermittlungsweg einigen. Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen Versand per E-Mail, Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, gemeinsamer Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes oder die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal in Betracht. Alternativ steht Unternehmen frei, zur Erstellung und / oder Übermittlung von E-Rechnungen einen externen Dienstleister zu beauftragen. Für den Empfang von E-Rechnungen sollte aber zunächst ein E-Mail-Postfach ausreichen.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro können weiterhin als „sonstige Rechnungen” übermittelt werden, beispielsweise in Papierform. Dies gilt auch für Fahrausweise. Durch die neuen Regelungen des Jahressteuergesetzes 2024 sind mit Wirkung zum 2. Januar 2025 die Umsätze von Kleinunternehmern umsatzsteuerbefreit (ohne das Recht auf Vorsteuerabzug). Daher sind diese nicht verpflichtet, E-Rechnungen im neuen Format auszustellen. Es können weiterhin Rechnungen in Papierform oder einem sonstigen elektronischen Format (beispielsweise PDF) ausgestellt werden. Die Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt aber auch hier.
Die Umsetzung der Anforderungen der E-Rechnung im Unternehmen erfordert zumindest den Einsatz einer Visualisierungssoftware. Softwareanbieter haben sich auf die E-Rechnungspflicht eingestellt und bieten die erforderlichen Programme und Schnittstellen an. Jedoch unterscheiden sich die Anforderungen an die Softwarelösungen aufgrund von Branche, Größe und der betriebsinternen Rechnungsprozesse.
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„Alles kein Hexenwerk“, beruhigt André Berude - zumal es Hilfestellung gibt. So bietet die heimische IHK Infoveranstaltungen an, die nächsten bereits in Kürze: „Die E-Rechnung ist da! Alles, was Sie wissen müssen“ heißt es am 16. Januar und 13. Februar (kostenfrei, 10 bis 11.30 Uhr, Anmeldung: event.ihk-arnsberg.de/
dieerechnungistdaalleswassiewissenmssen). „Weitere folgen“, so der Teamleiter Unternehmensförderung weiter.
„Hexenwerk oder nicht?“ Wir haben - stellvertretend für viele andere in der Region - zwei heimische Unternehmen um ihre Meinung gebeten: „Ein Vorteil ist - alle Rechnungen kommen künftig per Mail - kein Papierkram mehr“, meint Andreas Reuber. Bei Postzustellung sei in der Vergangenheit der ein oder andere Beleg mal verloren gegangen, so Reuber, der gemeinsam mit Serpil Kurkut die „Bono Genusswelt“ in Neheim betreibt. Lamentieren ist nicht sein Ding: „Du musst es ja umsetzen, ist halt eine gesetzliche Vorgabe jetzt“, so der Geschäftsmann. Bei der Umsetzung haben er und seine Partnerin sich Hilfe beim Steuerberater geholt, die Software wurde über die Firma Datev besorgt, auf deren Dienste „Bono“ ohnehin bereits zurückgreift.
„Wir haben früh registriert, dass es diese neue Verordnung zur E-Rechnung gibt, doch auch schnell festgestellt, dass viele Unsicherheiten damit verbunden sind“, meint Christina Ohlmeyer. Obwohl die Allgemeine Land- und Seespedition A.L.S. bereits seit Jahren Rechnungen elektronisch im PDF-Format versende und empfange, entspreche dies leider nicht den Anforderungen der E-Rechnung, so die Prokuristin des Hüstener Speditionsunternehmens weiter. „Wir mussten uns damit beschäftigen, wie wir die neuen Vorgaben korrekt umsetzen können, ohne dabei zusätzliche Schritte oder hohen Aufwand für unsere Mitarbeiter zu schaffen.“