Arnsberg. Alle Fäden für das große Umzugskarussell laufen bei Claudia Dorenburg und Ursula Cordes zusammen.
Es wird zwar kein militärischer Aufmarsch, sondern „nur“ ein großer Verschiebebahnhof geplant, aber auch das ist eine logistische Arbeit, die jedem Generalstab zur Ehre gereichen würde: der Umzug der 315 Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter aus dem Arnsberger Rathaus in Neheim in andere Unterkünfte für die Zeit der ab 2021 anlaufenden Rathaussanierung.
Eine Aufgabe, die man nicht mal eben so aus dem Handgelenk schüttelt, sondern die vielmehr Geduld, Akribie, Durchsetzungsvermögen und mitunter auch viel Fingerspitzengefühl erfordert. Verantwortlich dafür sind Claudia Dorenburg als Teamleiterin „Zeitprojekt temporäre Unterbringung“ und Ursula Cordes, die die Projektleitung „Belegung“ innehat.
Für die Interimsunterkünfte wird überwiegend auf stadteigene Gebäude zurückgegriffen
Beide sind bereits seit langer Zeit, praktisch mit Beginn des Architektenwettbewerbs in 2017, mit diesen aufwendigen Planungen beschäftigt. Denn wenn die praktische Umsetzung erfolgt, sich das Umzugskarussell zu drehen beginnt, dann soll alles klappen wie am Schnürchen, damit die Verwaltung arbeitsfähig bleibt und der Wechsel in die Übergangsunterkünfte möglichst reibungslos über die Bühne geht.
So sind die beiden Team- beziehungsweise Projektleiterinnen bereits mit den Planungen weit fortgeschritten, haben die Gebäude ausgewählt, die als Interimslösung herhalten müssen (Infobox). „Dabei greifen wir nahezu komplett auf stadteigene Objekte zurück,“ sagt Claudia Dorenburg. Lediglich ein 3585 Quadratmeter großer Teilbereich der Innogy-Immobilie an der Hellefelder Straße in Arnsberg wurde angemietet.
In der Innogy-Immobilie in Arnsberg laufen alle Fäden zusammen
Und dort, in der Hellefelder Straße 8, laufen alle Fäden für die Mammutaufgabe „Rathaus-Umzug“ zusammen: Dort residieren bereits die 30 darin involvierten Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter und stellen die erforderlichen Weichen.
Und die große Innogy-Immobilie ist zugleich die größte Herausforderung für das Planungsteam. „Weil hier insgesamt 192 Rathausangehörige während der Sanierungsphase ihren Arbeitsplatz haben werden,“ so Ursula Cordes.
Auch das reine Umzugsvolumen muss ermittelt werden
„Unter anderen sind wir derzeit damit befasst, die jeweiligen Objekte den Erfordernisse anzupassen,“ gibt Dorenburg einen Blick auf den Stand der Dinge frei. Die meisten Gebäude seien zwar bereits möbliert, doch nicht immer passe die vorhandene Einrichtung zum Anforderungsprofil, „das natürlich von Fachbereich zu Fachbereich und von Fachdienst zu Fachdienst ein anderes ist“.
Zeitgleich werde von den Mitgliedern des Dorenburg-Teams das Umzugsvolumen ermittelt. Sprich: Was an Mobiliar, technischem Equipment und Akten muss mit? Eine wichtige Aufgabe, denn der Umzug selbst wird ausgeschrieben, um die einzelnen Lose dann an die Unternehmen vergeben zu können.
Claudia Dorenburg: Fachdienste sollen möglichst schnell wieder arbeitsfähig sein
Das Ziel sei dabei, so Claudia Dorenburg, die einzelnen Fachdienste möglichst zusammenhängend umziehen zu lassen, „damit die komplette Arbeitsfähigkeit schnell wieder gegeben ist“.
Natürlich, ergänzt Ursula Cordes, sei davon auszugehen, dass die Fachdienste für ein bis drei Tage - „je nach Umfang vielleicht auch schon mal eine Woche“ - nicht zur Verfügung stehen würden. „Aber in diesen Fällen werden wir stets die Öffentlichkeit frühzeitig informieren.“
Stadtarchivar prüft: Welche Akten müssen umziehen, welche werden vernichtet?
In die Erfassung des Umzugsvolumens sind übrigens auch Stadtarchivar Michael Gosmann und dessen MitarbeiterInnen eingebunden.
„Denn der Archivar muss prüfen,“ erläutert Dorenburg, „was an Akten unbedingt in die Interims-Büros mit muss, was ins Zwischenarchiv oder Archiv eingelagert wird oder was vernichtet werden kann.“ So wird der Umzug auch gleich zum großen Aufräumen genutzt.
Ursula Cordes und Team sind schon mit der sogenannten Feinbelegung der zeitweiligen Verwaltungsunterkünfte befasst. Konkret heißt das: Wer sitzt wo? „Dies erfolgt aber in ganz enger Abstimmung mit den Fachbereichen, denn die wissen, was am Sinnvollsten für reibungslose Arbeitsabläufe ist.“
Ursula Cordes: „Wir stellen uns den Aufgaben und lösen alle Probleme“
Das alles hört sich für den Außenstehenden nach einer enormen Herausforderung an. Doch Claudia Dorenburg und Ursula Cordes und deren Teams sind dennoch mit Freude dabei: „Weil es nicht die klassische Verwaltungsarbeit ist, sondern Planung, Organisation und vor allem auch Improvisation erfordert,“ so Dorenburg. „Und so gehen wir die Aufgabe mit Optimismus an.“
Und gibt es Schwierigkeiten? Auch das nehmen die beiden sportlich: „Das ist ganz einfach: Wir stellen uns den Aufgaben und lösen alle Probleme,“ zeigt Ursula Cordes die Marschrichtung auf.
Und so ganz nebenbei habe dieses Projekt auch noch einen anderen Effekt. Cordes: „Wir lernen dabei nun wirklich alle unsere Kolleginnen und Kollegen kennen.“