Gladbeck. Das papierlose Büro gilt als ressourcensparend und effizient. Gladbecker Unternehmen und die Stadtverwaltung gehen mit gutem Beispiel voran.
Zettel-Wirtschaft und Blätter-Stapel sind in der modernen Arbeitswelt von gestern. Das papierlose Büro ermöglicht einen ressourcensparenden Arbeitsalltag, wird aber in der Praxis nicht immer umgesetzt. Doch einige Gladbecker Unternehmen arbeiten fast vollständig digital und gehen mit gutem Beispiel voran.
Auch interessant
Schrankwände voller Aktenordner und Drucker im Dauerbetrieb: Das gibt es nicht im papierlosen Büro. Dessen Prinzip – digitalisierte Prozesse – gilt als effizienter und vor allem nachhaltiger als die traditionell papierbasierte Arbeitsweise. Auch Gladbecker Unternehmen und die Stadtverwaltung modernisieren sich und zeigen, wo und wie das papierlose Büro umsetzbar ist.
Die Stadtverwaltung Gladbeck verbraucht 8,6 Millionen Blatt Papier im Jahr
8,6 Millionen Blatt Papier – so viel verbraucht die Stadtverwaltung Gladbeck aktuell pro Jahr. Dabei gehe der Verbrauch seit Jahren kontinuierlich zurück und soll Ende 2021 um ein Viertel gegenüber 2019 gesunken sein, rechnet Stadtsprecher David Hennig vor. Um Papier zu sparen, setzt die Verwaltung an verschiedenen Stellen auf die digitale Alternative: So werde etwa seit 2014 ein Großteil der Sitzungsvorlagen für den Stadtrat und seine Ausschüsse nur in digitaler Form zur Verfügung gestellt.
- Beschäftigte sollen auch künftig Chance auf Homeoffice haben
- Corona: Gladbeckerin unterrichtet neben Kochen und Kindern
- Stadtverwaltung bietet Gladbeckern die bequeme digitale Welt
- Spielplatz-Kontrolleure arbeiten in Gladbeck mit dem Tablet
Eingehende Rechnungen können über den sogenannten elektronischen Rechnungsworkflow (RWF) digital bearbeitet und zur Auszahlung gebracht werden – wenn die Rechnung bereits digital eingegangen ist. Ist das nicht der Fall, digitalisiert die Scanstelle des Rathauses die Dokumente. Bisher arbeiten vier der 19 Verwaltungseinheiten der Stadtverwaltung mit diesem elektronischen System, „die weiteren Dienststellen werden sukzessive in den RWF überführt“, erklärt Hennig.
Auch beim Zentralen Betriebshof Gladbeck können Rechnungen digital eingereicht und bearbeitet werden. Stellt der ZBG selbst Rechnungen aus, erfolgt das derzeit noch in gedruckter Form. „Hier streben wir jedoch ebenfalls einen digitalen Rechnungsversand an“, kommentiert Henrik Feldhaus, im Betrieb zuständig für Öffentlichkeitsarbeit und Kundenbetreuung.
Auch interessant
Während es beim Rechnungswesen noch nicht besonders papierlos abläuft, setzt der ZBG im täglichen Geschäft auf digitale Protokolle von Prüfvorgängen. Insgesamt fallen so jährlich rund 80.000 für Spielgeräte – zum Beispiel auf Spielplätzen und Schulhöfen – an. Diese Vorgänge werden digital erfasst und archiviert. „Das bedeutet nicht nur viel weniger Papier, sondern ermöglicht auch einen einfachen und schnellen Zugriff auf benötigte Unterlagen zum Beispiel bei Rückfragen“, zählt Feldhaus weitere Vorteile dieser Methode auf. Nach dem gleichen Schema sollen zukünftig auch die Kontrollen der gut 13.000 Bäume an Gladbecker Straßen erfolgen.
In der Privatwirtschaft ist das digitale Büro häufig schon Alltag, bei Rockwool ist das papierlose Büro sogar auf den ersten Blick erkennbar: In den Verwaltungsbüros an der Rockwoolstraße stehen kaum noch Schränke. „Einfach, weil niemand mehr Platz für Papierablagen braucht“, erklärt Senior Marketing Managerin Dagmar van Bracht. Sowohl beim Hersteller von Dämmwolle als auch beim Chemiekonzern Ineos Phenol können neben Rechnungen und Lieferscheinen, die fast ausschließlich digital verschickt und bearbeitet werden, auch Datenblätter oder Produktinformationen online eingesehen werden.
Datensicherheit im digitalen Büro
Mit dem Verzicht auf Papierdokumente speichern und versenden die Unternehmen zum Teil auch sensible Daten digital, nicht selten kann es da zu Bedenken in Sachen Datensicherheit kommen. Firmen und die Stadtverwaltung Gladbeck setzen daher auf spezielle Sicherheitssysteme, die – etwa bei Rockwool – auch den Versand vertraulicher Daten ermöglichen.
Die Stadtverwaltung nutzt das sogenannte besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo). Es dient etwa der rechtssicheren elektronischen Kommunikation mit der Justiz.
„Die Menge der von Rockwool gedruckten Broschüren und Datenblätter ist deshalb insgesamt drastisch zurückgegangen“, fasst van Bracht zusammen. Bei Ineos Phenol laufe „auch die sonstige Kundenkommunikation bis auf den Austausch unterschriebener Originalverträge in digitaler Form ab“, betont das Unternehmen.
Ähnlich wie bei Ineos Phenol sind auch bei der Sparkasse Gladbeck Verträge, die notariell beurkundet werden müssen, eine der wenigen zwingend notwendigen Papierdokumente. Die gesamte interne Kommunikation, etwa Gehaltsabrechnungen der Beschäftigten, Anträge oder Personalakten liegen in der Sparkasse digital vor, erklärt Mathias Bludau, Referent für Öffentlichkeitsarbeit. Auch die Kunden tragen zu einem papierlosen Betrieb bei, wenn sie Online-Banking nutzen und beispielsweise ihre Kontoauszüge oder Kreditkartenabrechnungen digital abrufen.