Kupferdreh/Steele. . Spätestens ab dem Frühjahr 2014 erhalten die Kunden bei den Bürgerämtern feste Beratungszeiten. Unabhängig der Buchung online oder vor Ort. Mit diesem Vorgehen will die Verwaltung Geld sparen und gleichzeitig die Dienstleistungen optimieren.

Die Stadt Essen muss sparen – und macht auch vor den Bürgerämtern nicht Halt. Dass die vom Rat in Auftrag gegebene Umstrukturierung der Einrichtungen nicht zu Lasten des Kundenservice geht, damit setzt sich die Verwaltung intensiv auseinander. Die Lösung des Problems soll ein neues „Termin-Management-System“ sein. Doch bis dies zum Tragen kommt, dürften wohl noch einige Monate vergehen.

In den Bezirksvertretungen war Uwe Siemon zuletzt ein gefragter Referent. Als Leiter der Bürgerämter im städtischen Einwohneramt erklärte er den Lokalpolitikern, wie es die Verwaltung schaffen will, die Dienstleistungen der Bürgerämter – trotz Rotstiftpolitik – zu optimieren. „Grundvoraussetzung für unser nun auch dem Rat vorgelegten Konzeptes ist ein neues Terminvergabesystem, das die nachgefragten Termine vor Ort mit denen des Online-Systems koordiniert.“

Im Ergebnis bedeutet dies, dass der Kunde, der wie gewohnt ein Ticket im Bürgeramt löst, künftig genau weiß, wann er dem zuständigen Sachbearbeiter gegenübersitzt. Dies war bislang nicht so. „Eine feste Terminzeit war für unsere Kunden vor Ort schon deshalb nicht möglich, da Online-Buchungen bislang prinzipiell vorrangig behandelt und abgearbeitet wurden“, erklärt Siemon.

Das neue System soll und wird dies ändern. Künftig wird jeder Kunde, egal ob online oder vor Ort, einen festen Termin zugewiesen bekommen, da alle Buchungswünsche zentral koordiniert werden. Dies heißt jedoch nicht, dass es nicht zu Wartezeiten kommen kann – allerdings mit einem entscheidenden Vorteil. Siemon: „Wenn ich vor Ort einen Termin nachfrage, teilt mir das System sofort mit, ob ich nur eine Viertelstunde oder zwei Stunden warten muss. Erscheint mir diese Wartezeit zu lang, schlägt mir das System eine Alternative vor.“ Im Falle von Kupferdreh wäre dies beispielsweise Steele oder die zentrale Anlaufstelle in der City, im Gildehof. Dass ein Kunde am Tag seines Besuchs überhaupt nicht zum Zuge kommt, ist somit nahezu ausgeschlossen. „Es sei denn, er wird erst zehn Minuten vor Toreschluss vorstellig“, wie Siemon sagt.

Wann das neue System greift, ist schwer kalkulierbar. „Wir machen eine ordentliche Ausschreibung“, sagt Siemon. „Doch bis diese abschließend bewertet ist, vergehen Monate. Ich gehe jedoch davon aus, dass das Ganze bis Ende des ersten Quartals 2014 steht.“

Für die Bürgerämter in Steele und Kupferdreh bedeutet dies auf jeden Fall ein Gewinn: Steele bleibt unverändert, Kupferdreh als „Tandem“ mit Kettwig erhalten.

„Tamdem“ Kupferdreh/Kettwig

Das neue System der Terminvergabe ist Voraussetzung für die geplanten „Tandems“. Während der Standort Steele unberührt bleibt, soll Kupferdreh künftig mit Kettwig kooperieren.

Das Tandem Kupferdreh/Kettwig hat voraussichtlich folgende Öffnungszeiten: Kupferdreh: Mo. und Do. an 17 Stunden. Kettwig: Die., Mi. und Do. an insgesamt 18 Stunden.