Duisburg. Die Stadt Duisburg beginnt mit der Digitalisierung ihrer Aktenbestände. So läuft das Pilotprojekt mit den 110.000 Akten der Ausländerbehörde.
Die Stadtverwaltung steht vor ihrem nächsten wichtigen Schritt bei der Digitalisierung ihrer Arbeit und der Leistungen für die Bürgerinnen und Bürger. Im Frühjahr beginnt die Umstellung auf die elektronische Akte in der „Smart City Duisburg“. Das Pilotprojekt für die E-Akte läuft in der Ausländerbehörde.
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„Auftragsvergabe nach Durchführung eines Offenen Verfahrens: Digitalisierung von Bestandsakten für die Ausländerbehörde“ – hinter dem Tagesordnungspunkt des Vergabeausschusses, der in der vergangenen Woche den Auftrag erteilte, steckt ein großer Schritt auf dem Weg zum papierlosen Rathaus. In Bau- und Sozialamt, Jugendamt und Ausländerbehörde, um nur einige zu nennen, wurden von jeher alle Vorgänge auf Papier erfasst, abgeheftet, abgelegt und archiviert. Aus Ordnern, Heftern und Regalkilometern sollen nun Bits und Bytes werden.
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110.000 Akten müssen allein im Ausländeramt gescannt werden
„Im Hauruck-Verfahren geht das nicht“, sagt Thomas Freitag, der Leiter der Ausländerbehörde. Allein in seinem Bereich sind es 110.000 Akten – ganze Lebensgeschichten von zugewanderten Duisburgern in Bescheiden, Vermerken, Dokumenten. Da kann nicht einfach jede Akte auf den Scanner gelegt werden, erläutert Freitag: „Original-Dokumente müssen entnommen, Papiere entklammert werden.“ Nach gleicher Systematik wird dann jede Akte von dem beauftragten Unternehmen sortiert, bekommt ein digitales „Deckblatt“. Ordnung und System ist im digitalen Datenwust fast noch wichtiger als auf Papier: Was nicht korrekt archiviert und verschlagwortet wird, ist schlimmstenfalls anschließend nicht mehr auffindbar.
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Die beauftragte Firma übernimmt nur die Digitalisierung. Das Dokumenten-Management-System ist bereits eingekauft. Es ist in der technischen Anwendung mit Schnittstellen versehen, damit sich Behörden verschiedener Städte und Verwaltungsebenen in Kommunen, Land und Bund vernetzen und Daten austauschen können.
Digitaler Posteingang könnte später hinzukommen
„Ungefähr die Hälfte der großen Ausländerbehörden ist schon umgestellt“, erklärt Freitag. Duisburg hängt bei der E-Akte aber nicht völlig hinterher. Im Fachverfahren bearbeitet die Ausländerbehörde ihre Fälle bereits seit Jahren am Rechner – Papier und Elektronik existierten parallel. Die E-Akte, hofft auch Thomas Freitag, werde künftig auch die Arbeit im Homeoffice erleichtern.
„Für die Mitarbeiter ist es eine Umstellung, aber die meisten freuen sich darauf“, berichtet der Behördenleiter. Zukunftsmusik bleibt aber vorerst der digitale Posteingang: Dabei scannt und filtert das Hauptamt den Schriftverkehr, die Post wird automatisch der richtigen E-Akte zugeordnet. „Damit ist sie dann stets komplett.“
>>> DIGITALISIERUNG: 575 ELEKTRONISCHE VERWALTUNGSLEISTUNGEN BIS ENDE 2022
- Der Digitalisierung der Ausländerbehörde sollen weitere Ämter folgen. Die Zeit drängt, denn das Online-Zugangsgesetz (OZG) verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, bis Ende 2022 ihre Leistungen über Verwaltungsportale auch digital anzubieten.
- Eigentlich, so sieht es das bereits 2017 verabschiedete Gesetz vor, sollen bis Ende des Jahres insgesamt 575 Verwaltungsleistungen elektronisch angeboten werden. Dieses, so hat der Normenkontrollrat im September in seinem 6. „Monitor Digitale Verwaltung“ festgestellt, sei tatsächlich nicht mehr zu schaffen.
- Flächendeckend seien bis jetzt gerade einmal 16 digitale Verwaltungsleistungen verfügbar, davon zwei Landesleistungen.
