Reinbek. Der Startschuss für das Reinbeker Rathaus fällt am Sonnabend mit der Freigabe der smarten Terminvergabe Frontdesk.
Auch das Rathaus Reinbek fährt am Montag, 4. Mai, seine Systeme wieder hoch. Wenn die Bürger und Bürgerinnen ab Sonnabend einen Termin vereinbaren, dürfen sie unter strengen Auflagen wieder in das Rathaus kommen. Wie in anderen Verwaltungen sind auch in Reinbek die Besucher dazu angehalten, Mund und Nase zu bedecken. In allen Eingängen stehen Spender mit Desinfektionsmittel, damit die Bürger sich die Hände desinfizieren können. Auch die Mitarbeiter der Stadt haben Alltagsmasken oder eine Schutzscheibe an ihrem Arbeitsplatz erhalten. Die Reinbeker sind gebeten, ihre eigene Maske mit ins Rathaus zu bringen.
Schon im vergangenen Sommer hatte Reinbek als erste deutsche Kommune das digitale, smarte Terminvergabesystem Frontdesk für das Bürgerbüro angeschafft. Das hatte sich bewährt und sollte nun ohnehin schrittweise erweitert werden. „Jetzt machen wir das eben alles in einem Rutsch“, sagt Bürgermeister Björn Warmer. „Corona entpuppt sich in diesem Fall tatsächlich als Beschleuniger.“ Die Stadt orderte kurzerhand zwei neue Terminals und Bildschirme bei Frontdesk.
Weniger Kunden werden bedient
Der Vorteil des Systems ist, dass sich die Zahl der Besucher leichter steuern lässt. Wie viele Kunden die Verwaltungsabteilungen pro Tag bedienen können, steht noch nicht fest. „Bisher wissen wir nur, dass wir die Zahl reduzieren müssen“, sagt der Verwaltungschef. Vor der Pandemie waren es zu Spitzenzeiten 1700 Bürger pro Tag, die im Rathaus bedient wurden.
Die Stadt zahlt etwa 2000 Euro pro Monat für das intelligente Terminvergabesystem. Dafür werden auch die Geräte gestellt. Aus Erfahrungswerten errechnet es einen Algorithmus für den beantragten Prozess, die benötigte Zeit und schlägt gleich ein passendes Zeitfenster vor. „Das System schlägt auch gleich den nötigen Zeitpuffer mit drauf“, erklärt Warmer.
Kaum Begegnungen im Rathaus
Das Ergebnis waren zufriedene Bürger, die nicht mehr lange warten müssen, und zufriedene Mitarbeiter, die ihren Arbeitstag effizienter planen können. Die weitsichtige Planung zahle sich jetzt aus: „Andere Kommunen suchen gerade händeringend nach solchen Terminsystemen“, sagt Rathaussprecher Lennart Fey.
Im Foyer stehen die Terminals, die Besucher zum richtigen Wartebereich des Bürgerbüros, der Stadtentwicklung, des Standesamtes oder des Amtes für Finanzen leiten. Die Wartezeiten sollen jetzt so kalkuliert werden, dass sich die Reinbeker im Rathaus kaum begegnen und in den Wartebereichen ausreichend Platz haben, um die nötigen Sicherheitsabstände einhalten zu können.
Nur zwingend notwendige Leistungen
Ab Sonnabend können die Bürger bevorzugt online unter www.reinbek.de oder auch telefonisch unter der Nummer 040/72 75 00 einen Termin für die kommende Woche ausmachen. Dass Reinbeker, die in Quarantäne sind, tatsächlich zu Hause bleiben, sollte eine Selbstverständlichkeit sein. „Außerdem können zunächst nur zwingend notwendige Leistungen gebucht werden“, erklärt Lennart Fey.