Kreis Segeberg. Mobiles Arbeiten, Desk-Sharing und Zeitersparnis – aber bei weitem nicht alle können die neuen Modelle nutzen.

Die Maßnahmen für den betrieblichen Infektionsschutz wegen der Corona-Pandemie sind ausgelaufen. Jedoch gehören das Homeoffice, das Arbeiten in den eigenen vier Wänden, und das Maskentragen immer noch ganz selbstverständlich zur neuen, normalen Covid19-Arbeitswelt. Aber wie gehen die öffentlichen Verwaltungen von Norderstedt, Henstedt-Ulzburg, Kaltenkirchen, Bad Bramstedt und des Kreises Segeberg damit um? Das Abendblatt machte eine Umfrage im Kreis Segeberg.

Norderstedt: So sieht die neue Arbeitswelt im Rathaus aus

Norderstedt: „Die Stadt Norderstedt hat bereits zu einem vergleichsweise frühen Zeitpunkt während der Corona-Pandemie, im Frühjahr 2020, damit begonnen, die Möglichkeiten in Sachen Homeoffice stark auszuweiten“, sagt Bernd-Olaf Struppek, Sprecher der Stadtverwaltung. Vor der Pandemie habe es im Bereich der „Kernverwaltung“ nur einige Dutzend Homeoffice-Lizenzen gegeben, mittlerweile seien es fast 650.

Das eröffne der Verwaltung die Möglichkeit, flexibel und zeitnah auf sich verändernde Pandemie-Entwicklungen zu reagieren. Grundsätzlich funktioniere das Arbeiten Zuhause im Bereich der „sachbearbeitenden Verwaltung“, in denen kein persönlicher Kundenkontakt erforderlich ist, am besten. Und in Bereichen, die bereits vor Corona überwiegend digital arbeiteten, beispielsweise in der IT.

Wer im Homeoffice arbeite, kommuniziere mit Kolleginnen und Kollegen per Telefon, Telefonkonferenz, per E-Mail oder in Videokonferenzen. „Dies ist, wie in vielen Unternehmen auch, inzwischen geübte Praxis. Zu Beginn waren diese Wege der internen Kommunikation sicherlich Neuland für viele Kolleg*innen und erforderten eine Umstellung“, sagt Struppek.

Homeoffice: Familie und Beruf lassen sich besser vereinbaren

In vielen Bereichen müssen die Beschäftigten „vor Ort“ sein – zum Beispiel Erzieherinnen und Erzieher, beim Betriebsamt (Müllabfuhr, Sielbereitschaft, Winterdienst), bei der Scheckauszahlung im Sozialamt, diejenigen, die, beispielsweise im Jugendamt, Notdienst haben, im Einwohnermeldeamt und im Standesamt arbeiten.

„Die Vorteile von Homeoffice liegen, abgesehen vom Infektionsschutz, in der Vereinbarkeit von Familie und Beruf gerade in Krisenzeiten, in der zeitlichen Flexibilität durch aufgeteilte Arbeitszeiten und im Wegfall von Fahrtzeiten“, sagt der Rathaussprecher. Und weniger Arbeitsfahrten wirkten sich positiv auf Klima und Umwelt aus.

Wichtiger Baustein für die Organisation der Stadtverwaltung

Homeoffice sei ein aktueller und künftiger Baustein, um die Arbeit innerhalb der Stadtverwaltung zu organisieren und den Beschäftigten ein Plus an Flexibilität zu bescheren. Die Verwaltung arbeite daran, zukunftsorientierte Lösungen auf- und auszubauen. Hierzu müssten alle Mitarbeitenden eingebunden werden. Derzeit würden die Erfahrungen und Eindrücke der Mitarbeitenden aus den vergangenen zweieinhalb Jahren ausgewertet.

Homeoffice: Im Rathaus von Henstedt-Ulzburg.sprechen sich Beschäftigte und Führungskräfte ab.
Homeoffice: Im Rathaus von Henstedt-Ulzburg.sprechen sich Beschäftigte und Führungskräfte ab. © Christopher Herbst | Christopher Herbst

Henstedt-Ulzburg: Bestimmte Arbeiten lassen sich nur in Präsenz erledigen

Henstedt-Ulzburg: Ähnlich ist die Situation im Rathaus von Henstedt-Ulzburg. Auch hier lassen sich Arbeiten im Sozial-, Einwohnermelde- uns Standesamt nur in Präsenz erledigen, müssen die Beschäftigten des Baubetriebshof oder der Gemeindebücherei und -mediothek anwesend sein.

„Laut Dienstanweisung muss die Gemeindeverwaltung den Mitarbeitenden die Teilnahme an flexiblen Arbeitsformen (Homeoffice und mobiles Arbeiten) entsprechend der technischen Ausstattung ermöglichen“, sagt Malte Pohlmann, Sprecher der Gemeindeverwaltung. Die Entscheidung treffe die Leitung des Fachbereichs bzw. der Stabsstellen nach vorheriger Absprache mit den Beschäftigten.

Eine maximale Quote für Homeoffice und die Arbeit in Präsenz sei nicht festgelegt worden. Geplant sei, eine Dienstvereinbarung „Flexible Arbeitsformen“, die die Regelungen der Dienstanweisung Corona ersetzen soll, mit dem Personalrat abzuschließen.

Homeoffice: Beschäftigte in Henstedt-Ulzburg nehmen das positiv auf

„Das Angebot, tageweise das Angebot von Homeoffice nutzen zu können, wird von den Nutzerinnen und Nutzern positiv aufgenommen, was sich dann auch positiv auf die Arbeitsatmosphäre auswirkt“, sagt Pohlmann. Ein Teil der Besprechungen werde als Videokonferenzen abgehalten, vorzugsweise immer dann, wenn sich Teilnehmende im Homeoffice befinden oder Externe teilnehmen, die einen längeren Anfahrtsweg hätten.

Im Rathaus müssen die Beschäftigten auf den Fluren eine Maske zu tragen, die sie am Arbeitsplatz im Büro abnehmen dürfen. Für Besucherinnen und Besucher gelte Maskenpflicht, sobald sie das Rathaus betreten. Der Raumbedarf habe sich durch Homeoffice nicht verändert – noch nicht. „Mir ist keine Kollegin und kein Kollege bekannt, der dauerhaft ins Homeoffice gewechselt ist. Aus diesem Grund steht jedem Mitarbeitenden im Rathaus auch weiterhin ein eigener Büroarbeitsplatz zur Verfügung“, sagt der Verwaltungssprecher.

Kaltenkirchen: Jeder Elfte arbeitet tageweise Zuhause

Kaltenkirchen: Jeder elfte der 171 Beschäftigten in der Kaltenkirchener Stadtverwaltung arbeitet tageweise Zuhause. Verwaltungsleitung und Personalrat haben über eine Dienstvereinbarung auf freiwilliger Basis mobile Arbeit und Homeoffice ermöglicht, sofern es die betrieblichen Belange zulassen.

„Die Auswirkungen auf den Arbeitsalltag sind wegen der guten technischen Ausstattung und Anbindung mobiler Arbeitsplätze durchweg positiv. Insgesamt konnten wir feststellen, dass sich die mobile Arbeit gut in die Arbeitsabläufe der Verwaltung integrieren lässt“, sagt Meike Wölfel von der Stadtverwaltung. Im Rathaus gelten zurzeit keine verschärften Hygienevorschriften. Das Tragen von Masken sei freiwillig. Bei Corona-Verdachtsfällen könne Homeoffice angeordnet werden.

„Da es sich beim Rathaus um einen Präsenzbetrieb handelt, wird die mobile Arbeit in der Regel so vereinbart, dass immer eine Vertretung im Rathaus anwesend ist“, sagt die Verwaltungssprecherin. Weil die Büros fast durchgehend mit zwei, in Ausnahmefällen mit drei Personen sowie im Bürgerservicebüro mit sechs Personen besetzt sind und darüber hinaus die mobile Arbeit nur tageweise vereinbart wird, trete keine Raumersparnis ein.

Bramstedts Bürgermeisterin Verena Jeske bittet, die Besucher und Besucherinnen, im Rathaus Masken zu tragen.
Bramstedts Bürgermeisterin Verena Jeske bittet, die Besucher und Besucherinnen, im Rathaus Masken zu tragen. © Annabell Behrmann | Annabell Behrmann

Bad Bramstedt: Mitarbeitende können bis zu 50 Prozent mobil arbeiten

Bad Bramstedt: Es gilt eine mit dem Personalrat geschlossene Dienstvereinbarung zum mobilen Arbeiten. Die Mitarbeitenden können bis zu 50 Prozent ihrer Tätigkeiten als mobile Arbeiten (meist Homeoffice) leisten. „Wegen der Vielfältigkeit der Arbeitsplätze bei einer Stadt ist natürlich nicht jeder Arbeitsplatz für Tätigkeiten im Homeoffice geeignet“, sagt Bürgermeisterin Verena Jeske.

Es gelten die üblichen AHA-Regeln weiter. Für die Mitarbeitenden gilt bei Gängen in den Dienstgebäuden bis zum Ende der Sommerferien eine Maskenpflicht. „Wir bitten unsere Besucher und Besucherinnen, in den Rathausräumen eine Maske zu tragen“, sagt Jeske.

Verwaltung bietet Beschäftigten weiterhin kostenlose Schnelltests

Bei den Mitarbeitenden, die viel Bürgerkontakt haben, sind weiterhin Spukschutzvorrichtungen am Arbeitsplatz vorhanden. Die Mitarbeitenden sollen Büros nach Möglichkeit nur mit einer Person besetzen und in Büros von Kollegen auszuweichen, die im Homeoffice oder Urlaub sind. Die Verwaltung bietet den Beschäftigten weiterhin kostenlose Schnelltests an, die auch genutzt würden.

„Momentan konkretisieren wir Pläne, bestimmte Büros so herzurichten, dass sie buchbar sind und zu verschiedenen Zeiten von verschiedenen Personen genutzt werden können“, sagt die Bürgermeisterin, denn: Die vorhandenen Räume reichten nicht, um alle Mitarbeitenden unterzubringen.

Kreisverwaltung Segeberg: Projektteam wertet flexibles Arbeiten aus

Kreisverwaltung Segeberg: „Zum Jahresbeginn wurde in der Kreisverwaltung Segeberg für gut 1000 Beschäftigten eine Dienstvereinbarung zum flexiblen Arbeiten als dauerhafte Homeoffice-Regelung eingeführt“, sagt Sabrina Müller, Sprecherin der Segeberger Kreisverwaltung. Flexible Arbeit sei dabei jede Form der Arbeit, egal, ob außerhalb des Arbeitsplatzes in den Liegenschaften der Kreisverwaltung, oder in der Dienststelle.

Voraussetzung für flexibles Arbeiten sei, dass keine dienstlichen Belange entgegenstehen, der Dienstbetrieb aufrechterhalten werden kann und alle rechtlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind. „Der Homeoffice-Umfang wird dann zwischen den Mitarbeiter*innen und den jeweiligen Führungskräften individuell vereinbart“, sagt Müller.

Kreis Segeberg: Führungskräfte müssen intensiver kommunizieren

Ein Projektteam begleitet die Umsetzung der Dienstvereinbarung, überprüft sie auf Praxistauglichkeit, wertet die Erkenntnisse aus und passt Regelungen an, wenn nötig. „Grundsätzlich besteht durch die neue Arbeitsform natürlich ein erhöhter Kommunikations- und Regelungsbedarf bei den Führungskräften, um den reibungslosen Dienstbetrieb sicherzustellen“, sagt die Sprecherin der Kreisverwaltung.

Hierzu würden begleitende interne Fortbildungen angeboten. Schon jetzt stehe fest, dass viele Mitarbeiter*innen mit der neuen Flexibilität sehr zufrieden seien, da sich Beruf und Privatleben besser vereinbaren ließen.

Homeoffice: Nur sehr wenige arbeiten komplett Zuhause

Aktuell seien durch die flexible Arbeit keine Leerstände entstanden. Nur sehr wenige Mitarbeiter*innen arbeiteten komplett im Homeoffice. Für alle anderen halte die Kreisverwaltung weiterhin einen Arbeitsplatz in den Gebäuden vor.

Praktiziert und weiter ausgebaut würden neue Arbeitsmodelle wie das sogenannte Desk-Sharing, bei dem die Beschäftigten ihren Arbeitsplatz frei wählen. Dadurch ließen sich Arbeitsplätze, Platz und Kosten sparen, was mit Blick auf den geplanten Neubau von Verwaltungsgebäuden wichtig sei. Auch dieses Modell sei Teil der Auswertung durch das Projektteam, Erkenntnisse sollen noch in diesem Jahr vorliegen.