Laut Deutschem Mieterbund ist nur jede fünfte Betriebskostenabrechnung korrekt. Das Abendblatt zeigt auf, worauf Mieter achten sollten und was Vermieter nicht einfach umlegen dürfen.

Über keine Rechnung diskutieren Mieter und Vermieter öfter als über die Betriebskostenabrechnung. Grundsätzlich darf der Vermieter alle Betriebskosten auf seine Mieter abwälzen. Voraussetzung ist, dass sie in der Betriebskostenverordnung aufgelistet sind. Dazu gehören zum Beispiel Grundsteuer, Kosten für die Straßenreinigung und Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, für den Hauswart und die für den Strom zum Beleuchten von Fluren, Kellern oder Waschküchen. Entweder benennt der Vermieter die einzelnen Posten oder er verweist auf die Betriebskostenverordnung. „Es muss aber im Mietvertrag stehen“, sagt Ulrich Ropertz vom Deutschen Mieterbund in Berlin.

Enthält ein Mietvertrag einen Katalog, in dem einzelne Betriebskostenpositionen benannt oder durch Ankreuzen, Eintragung eines Vorauszahlungsbetrages oder eines Verteilerschlüssels kenntlich gemacht sind, beschränkt sich die Umlage exakt auf diese Positionen. Die Aufzählung oder Kennzeichnung hat dann „abschließenden Charakter“, entschied der Bundesgerichtshof (Az.: VIII ZR 279/06). Außerdem müssen laut einem weiteren BGH-Urteil „Sonstige Betriebskosten“ im Mietvertrag namentlich aufgeführt sein (Az.: VIII ZR 167/03). Darunter fallen häufig die Dachrinnenreinigung oder die Wartung des Rauchabzugs.

Es gibt klare Regelungen, was der Vermieter nicht mit seinem Mieter abrechnen darf: „Reparatur- und Verwaltungskosten sind keine Betriebskosten. Sie dürfen im Rahmen von Wohnraummietverhältnissen selbst nach vertraglicher Vereinbarung nicht an die Mieter weitergegeben werden“, sagt Mathias Ostmeyer vom Interessenverband Mieterschutz in Hannover.

Bei Leerstand dürfen Kosten nicht einfach umgelegt werden

Wenn eine Wohnung in einem Mehrparteienhaus leer steht, dürfen die für diese Wohnung anfallenden Betriebskosten nicht auf die übrigen Mieter umgeschlagen werden. Dies gilt auch für Kosten, die nach einem Personenschlüssel auf den Mieter umgelegt werden, urteilte der BGH (Az.: VIII ZR 30/03). „Bei einer Personenumlage sind leer stehende Wohnungen nicht mit null, sondern mit der durchschnittlichen Belegungszahl der Liegenschaft, mindestens mit einer Person zu berücksichtigen“, sagt der Mietrechtsexperte.

Ist in einem Mehrfamilienhaus ein Gewerbe untergebracht, müssen die anderen Mieter den höheren Verbrauch an Wasser oder Strom nicht mittragen. „Ein Gewerbe muss separat abgerechnet werden, wenn höhere Betriebskosten anfallen“, sagt Ulrich Ropertz.

Ein Friseur beispielsweise braucht mehr Wasser, und wenn der Laden ein großes Schaufenster hat, verursacht die Glasbruchversicherung eventuell höhere Kosten. Bei einer Anwaltskanzlei fallen hingegen keine höheren Betriebskosten an. Dann muss auch nicht getrennt abgerechnet werden.

Für den Mieter müssen diese eventuellen Vorwegabzüge aus der Betriebskostenabrechnung klar hervorgehen. Laut Karlsruher Richter gehören ohnehin in die Abrechnung die Gesamtkosten der Liegenschaft mit Auflistung jeder einzelnen Position und die Vorauszahlungen des Mieters. Noch dazu müssen die verwendeten Verteilerschlüssel – zum Beispiel nach Wohnfläche oder Personen – dargestellt und die Umlage rechnerisch nachvollziehbar sein. Schließlich sollten der auf den Mieter entfallene Kostenanteil aufgeführt und der Abrechnungszeitraum – maximal zwölf Monate – deutlich werden.

Der Vermieter ist verpflichtet, die Betriebskostenabrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraumes zu erstellen. Versäumt er das, kann er keine Nachforderungen erheben. „Andererseits kann der Mieter trotzdem eine Abrechnung verlangen und diese notfalls auch einklagen“, sagt Ostmeyer. Eventuelle Guthabenbeträge muss der Vermieter auch nach Ablauf der Frist noch auszahlen. Übrigens: Wird eine Wohnung verkauft, muss der neue Eigentümer die Abrechnung der Nebenkosten übernehmen.

Wurde eine so genannte Brutto- oder Inklusivmiete vereinbart, darf der Vermieter keine Nachzahlung verlangen. Hier sind alle kalten Betriebskosten schon in der Miete enthalten. Der Vermieter muss in diesem Fall auch nicht die jährliche Abrechnung vorlegen. Auch wenn sich herausstellt, dass der pauschale Kostenanteil zu niedrig angesetzt war, kann er keine nachträgliche Zahlung verlangen. Der Vermieter darf dann lediglich für das kommende Jahr eine Mieterhöhung verlangen, und zwar unter Beachtung des Mietspiegels. Das gilt allerdings auch umgekehrt: Mieter können für vergangene Zeiträume keine Erstattung fordern.

Prüfen, ob überhaupt eine wirksame Umlagevereinbarung vorliegt

Die Betriebskostenabrechnung hat etliche Tücken: „Weniger als 20 Prozent aller Abrechnungen bieten überhaupt keinen Raum für Beanstandungen“, sagt der Mietrechtsexperte. Deswegen sollten Mieter ihre Abrechnung immer genau prüfen. Zunächst sollte jeder in seinem Mietvertrag nachsehen, ob überhaupt eine wirksame Umlagevereinbarung für jede der berechneten Positionen vorliegt und diese nach dem vereinbarten Verteilerschlüssel umgelegt werden.

Mieter haben das Recht, sämtliche der Abrechnung zugrunde liegenden Belege einzusehen. „Ein Anspruch auf die Zusendung aller Belege besteht hingegen nicht“, sagt Ostmeyer. Der Vermieter kann verlangen, dass die Rechnungen bei ihm eingesehen werden.

Wenn sich der Verdacht bestätigt, dass die Abrechnung falsch ist, kann der Mieter dagegen schriftlich vorgehen. Eine möglichst konkrete Aussage ist ratsam. „Rechtlich vollkommen wirkungslos sind Beanstandungen wie: ,Das kann ich ja gar nicht verbraucht haben!‘“, sagt Ostmeyer. Dann könne der Vermieter stets auf das Belegeinsichtsrecht verweisen.

Ulrich Ropertz vom Deutschen Mieterbund empfiehlt, die Betriebskostenabrechnung einmal im Detail prüfen zu lassen. Die folgenden Abrechnungen könne man mit diesem Ergebnis vergleichen, sagt er. Hilfe bekommen Mieter bei den Mietervereinen. Laut Mathias Ostmeyer ist der Streitwert meist gering und entspricht nicht dem Aufwand, den eine Klage vor Gericht mit sich bringt.