Berlin. Steuerunterlagen, Kassenbons, Quittungen – mancher Ordner quillt mit der Zeit über. Voreilig wegwerfen sollte man die Unterlagen nicht.
Im Portemonnaie beginnt das Chaos. Vollgestopft mit Kaufbelegen und Quittungen lässt sich auf die Schnelle kaum noch etwas in den Fächern finden. Aber bevor man die Belege leichtfertig fortwirft, sollte man schauen, welche noch als Nachweis von Kauf und Zahlung dienen können. Bei allen Käufen, die man mit EC-Karte bezahlt hat, sollte man den Beleg zumindest so lange aufbewahren, bis man sich auf dem nächsten Kontoauszug vergewissert hat, dass die Buchung korrekt vorgenommen wurde.
Bankunterlagen
Bei Kreditkartenzahlung empfiehlt es sich, den Beleg bis zur Monatsabrechnung aufzubewahren. Wer es ganz genau nimmt, wartet noch den Quartalsabschluss des Girokontos ab, der einem eine letzte Widerspruchsmöglichkeit bei fraglichen Buchungen bietet. Das gilt aber vor allem für Dinge des täglichen Gebrauchs.
Andere Nachweise können auch nach Jahren noch wertvolle Dienste leisten. „Kontoauszüge sollte man mindestens drei Jahre aufbewahren, bei einzelnen, besonders teuren Anschaffungen besser zehn Jahre lang, um für alle Fälle den Nachweis der Zahlung zur Hand zu haben“, sagt Hartmut Schwarz, Finanzexperte der Verbraucherzentrale Bremen. Denn für Anschaffungen von Waren, für die die gesetzliche Gewährleistung gilt und für die es keinen gesonderten Kaufvertrag gibt, ist der Kontoauszug der entscheidende Nachweis über die Zahlung des Kaufpreises.
Steuer
Was die Steuern betrifft, spielen Belege für den „normalen“ Arbeitnehmer, der seine Freibeträge und Werbungskosten bei der Steuererklärung geltend macht, eine geringfügigere Rolle – das Finanzamt fordert diese nur noch auf Nachfrage an. Dann aber sollte man die Angaben auf jeden Fall belegen können.
Ist der Einkommensteuerbescheid erteilt und legt man keinen Einspruch ein, ist der Fall damit eigentlich erledigt.
Dennoch rät Hartmut Schwarz dazu, die Unterlagen nicht sofort zu vernichten: „Man sollte für die Steuer relevante Belege vier Jahre aufbewahren. Denn so lange läuft noch die sogenannte Festsetzungsfrist, in der das Finanzamt Korrekturen vornehmen kann“ – etwa wenn es im Bescheid Formfehler gegeben hat.
Eine Änderung des ursprünglichen Steuerbescheids kann sich auch ergeben, wenn dieser in Punkten vorläufig war, weil noch die endgültige Klärung durch ein Bundesgericht ausstand. Zwar gehen solche Änderungen meist zugunsten des Steuerbürgers aus, indem bestimmte Kosten nachträglich doch anerkannt werden; im Zweifel sollte man strittige Punkte aber nachweisen können.
Versicherung
Bei Versicherungen wird die Frage nach den Unterlagen immer dann akut, wenn es darum geht, Ansprüche aus dem Vertrag geltend zu machen. Dabei kann auch das Kleingedruckte eine Rolle spielen. „Wichtig ist, dass man den ursprünglichen Versicherungsschein vorlegen kann, und dazu am besten auch die AGB beziehungsweise die Allgemeinen Versicherungsbedingungen, die man bei Abschluss ausgehändigt bekommen hat. Denn für den Vertrag gelten die AGB, die zum Zeitpunkt des Abschlusses gültig waren“, sagt Schwarz.
Eigentlich logisch: Solange Verträge laufen, bewahrt man die dazugehörigen Unterlagen auf. Doch ob Mietvertrag, Bankkredit oder Bausparvertrag: Auch über das Vertragsende hinaus können die Dokumente wichtig sein, falls nachträglich die eine oder andere Seite Ansprüche erhebt. Dabei gilt mit wenigen Ausnahmen die allgemeine Verjährungsfrist von drei Jahren.
Mietunterlagen
Eine Abweichung gibt es im Mietrecht: Wohnungsübergabeprotokolle, Rechnungen über Malerarbeiten, Tapeten oder Farben dürfen eigentlich schon nach einem halben Jahr weggeworfen werden. Denn Vermieteransprüche wegen unterlassener Renovierungsarbeiten oder Reparaturen verjähren nach sechs Monaten.
Allerdings sollte man laut dem Deutschen Mieterbund (DMB) sicherheitshalber abwarten, bis der Vermieter die Mietkaution zurückgezahlt hat. Erst dann ist man wirklich sicher, dass der Vermieter keine Forderungen mehr stellen wird.
Nachforderungen für noch fällige Nebenkosten muss der Vermieter bis zum Ende des auf den Auszug folgenden Jahres einfordern. Eine weitere Ausnahme: Für Baumängel gilt eine verlängerte Gewährleistungsfrist von fünf Jahren; mindestens so lange sind auch die Unterlagen noch von Wert.
Rechtstitel nach Urteil
Die besonders lange Verjährungsfrist von 30 Jahren gilt nach Gerichtsurteilen – das ist in der Praxis für Gläubiger und Schuldner von Bedeutung. Denn wer einmal einen Rechtstitel erwirkt hat, der etwa einen Schuldner zur Zahlung einer bestimmten Summe verpflichtet, kann diesen bis zu 30 Jahre nach dem Zeitpunkt des Urteils geltend machen – wenn der Schuldner damals mittellos war, inzwischen aber zu Geld gekommen ist.
Umgekehrt kann derjenige, gegen den ein solcher Titel erlassen wurde, mit dem Zahlungsbeleg nachweisen, dass die Schuld beglichen wurde.
Lebenslänglich
Manche Papiere bleiben einem ein Leben lang erhalten. Das gilt für die Unterlagen für Grundstücks- und Immobilienkäufe sowie alle persönlichen Dokumente wie die Geburtsurkunde, das Familienstammbuch, Heirats- und Scheidungsurkunden und auch die Sterbeurkunden von Angehörigen. Diese gehören also auf keinen Fall in den Schredder.